Wie viel kostet ein virtueller Datenraum? Preismodelle und versteckte Gebühren

Die Kosten für einen virtuellen Datenraum hängen in erster Linie vom Abrechnungsmodell ab: pro Seite, pro Gigabyte, pro Benutzer, pro Projekt oder als festes Monatsabonnement. Bei SECUDO VDR beginnt der Basic-Tarif bei 1'050 PLN pro Monat und umfasst einen Datenraum, 10 Benutzer sowie 2 GB Speicherplatz. Die Endrechnung für einen VDR steigt oft aufgrund von Gebühren, die im Angebot nicht aufgeführt sind: Überschreitung von Limits, Implementierung, Projektverlängerungen und Datenarchivierung.

In diesem Beitrag erklären wir, wie die verschiedenen Preismodelle funktionieren, auf welche zusätzlichen Gebühren Sie vor Vertragsunterzeichnung achten sollten und wie Sie die Kosten für einen Datenraum für Ihre Transaktion selbst einschätzen können.

Welche Faktoren bestimmen den Preis eines virtuellen Datenraums?

Der Preis eines virtuellen Datenraums wird durch fünf Faktoren bestimmt: die Anzahl der Dokumente bzw. deren Umfang, die Anzahl der Nutzer, die Projektdauer, der Funktionsumfang und der Supportumfang. Jeder Anbieter gewichtet diese Faktoren unterschiedlich, weshalb zwei Angebote mit einer ähnlichen Monatsgebühr zu völlig unterschiedlichen Gesamtkosten führen können.

Die wichtigsten Variablen sind:

• Datenvolumen – die Anzahl Seiten oder Gigabyte, die in den Datenraum hochgeladen werden.

• Anzahl Nutzer – Administratoren auf der Verkäuferseite und Einzelpersonen auf der Käuferseite, einschliesslich Berater und Anwaltskanzleien.

• Projektdauer – Die Due Diligence dauert in der Regel mehrere Monate, doch M&A-Prozesse können sich in die Länge ziehen.

Funktionsumfang – einschliesslich Q&A, Wasserzeichen, Anonymisierung von Dokumenten und Aktivitätsberichten.

Support und Implementierung – Kundenbetreuer, Verfügbarkeitszeiten und Unterstützung bei der Ordnerstruktur.

Welche Preismodelle gibt es für VDRs?

Auf dem Markt gibt es fünf grundlegende Preismodelle für virtuelle Datenräume. Die Wahl des Modells hat einen grösseren Einfluss auf die endgültigen Kosten als der in der Preisliste angegebene Tarif.

Modell	Wofür Sie bezahlen	Wann es am besten funktioniert	Hauptrisiken
Pro Seite	Jede hochgeladene Seite eines Dokuments	Eine kleine, bekannte Anzahl von Dokumenten	Die Kosten steigen mit jeder neuen Datei
Pro Gigabyte	Belegter Speicherplatz	Textdokumente mit geringem Umfang	Scans, Zeichnungen und Aufzeichnungen schliessen das Limit schnell aus
Pro Benutzer	Jedes Konto im Datenraum	Ein kleines, festes Team	Scans, Zeichnungen und Aufnahmen schliessen das Limit schnell aus
Pro Projekt	Eine einzelne Transaktion innerhalb eines festgelegten Zeitraums	Ein einmaliger Prozess mit vorhersehbarer Dauer	Gebühren für Projektverlängerungen
Festes Abonnement	Eine monatliche Gebühr mit festgelegten Limits	Prozesse von ungewisser Dauer und wiederkehrende Projekte	Sie müssen einen Plan wählen, der Ihren tatsächlichen Bedürfnissen entspricht

Abrechnung pro Seite

Das Modell der Abrechnung pro Seite ist die älteste Abrechnungsmethode für Datenräume und stammt noch aus der Zeit der physischen Datenräume. Der Nachteil liegt auf der Hand: Je sorgfältiger Sie die Dokumentation vorbereiten, desto mehr zahlen Sie. Käufer fordern im Rahmen der Due Diligence in der Regel zusätzliche Dokumente an, sodass die Seitenzahl im Laufe des Prozesses steigt.

Abrechnung pro Gigabyte

Beim Gigabyte-Modell kommt es auf die Dateigrösse an, nicht auf die Anzahl der Dateien. Dies funktioniert gut bei Textdokumenten, doch bei gescannten Verträgen, technischen Unterlagen oder Liegenschaftskarten ist das Limit schneller erreicht, als im ursprünglichen Offertenangebot angenommen.

Abrechnung pro Benutzer

Eine Gebühr pro Benutzer ist nur dann vorhersehbar, wenn Sie die Zusammensetzung des Teams kennen. Bei einem Unternehmensverkauf mit mehreren Bietern bringt jeder seine eigenen Berater, Anwälte und Analysten mit, sodass sich die Anzahl der Konten innerhalb weniger Wochen verdoppeln kann.

Projektbasierte Abrechnung und Abonnement

Projektbasierte Gebühren und ein festes Abonnement bieten die beste Kontrolle über Ihr Budget. Der Unterschied liegt in der Flexibilität: Ein monatliches Abonnement kann ohne Neuverhandlung des Vertrags um einen weiteren Monat verlängert werden, während im projektbasierten Modell Verlängerungen oft separat in Rechnung gestellt werden.

Welche versteckten Gebühren können die Kosten eines VDR in die Höhe treiben?

Versteckte Gebühren in einem VDR sind Kosten, die nicht im Grundpreis enthalten sind, sondern während oder nach dem Projekt anfallen. Vor Vertragsunterzeichnung empfiehlt es sich, den Anbieter zu jedem der folgenden Punkte zu befragen.

• Überschreitung des Limits bei Seiten, Gigabyte oder Benutzern – wird oft zu einem höheren Tarif abgerechnet als im Paket enthalten.

• Einrichtungsgebühr – für die Inbetriebnahme des Datenraums, die Konfiguration oder Schulungen.

• Zusätzliche Administratoren – manche Anbieter berechnen für Administratorkonten höhere Gebühren als für reguläre Benutzer.

• Funktionen in Premium-Paketen – z. B. Q&A-Modul, Anonymisierung, Berichte oder Wasserzeichen, die nur in höherwertigen Tarifen verfügbar sind.

• Projektverlängerung – eine zusätzliche Gebühr, wenn eine Transaktion länger dauert als erwartet.

• Mindestvertragslaufzeit – z. B. eine einjährige Vertragsbindung für ein Projekt, das drei Monate dauert.

Datenarchivierung und -export nach Abschluss – eine Gebühr für eine Kopie des Datenraums auf einem Speichermedium oder für die fortgesetzte Speicherung.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die grössten budgetären Überraschungen auftreten, wenn sich der Prozess in die Länge zieht und weitere Bieter dem Datenraum beitreten. Dann erweisen sich die Limiten, die zu Beginn ausreichend schienen, als zu tief.

Ein separates Thema ist die Frage, was mit den Daten geschieht, sobald das Projekt abgeschlossen ist. Enthielt der Datenraum Personendaten von Angestellten oder Auftragnehmern, muss der Verantwortliche deren Löschung oder sichere Aufbewahrung gemäss dem Grundsatz der begrenzten Aufbewahrungsdauer gemäss Artikel 5 der DSG sicherstellen. Es ist daher ratsam, im Voraus festzulegen, in welchem Format und zu welchem Preis Sie das Archiv erhalten.

Wie viel kostet SECUDO VDR?

SECUDO VDR wird auf Basis eines festen monatlichen Abonnements abgerechnet. Der Basic-Tarif beginnt bei 1'050 PLN pro Monat, die Preise für die anderen Tarife werden individuell festgelegt. Eine vollständige Übersicht finden Sie in der SECUDO VDR-Preisliste.

Tarif	Preis	Datenräume	Administratoren	Benutzer	Speicherplatz
Basic	ab 1'050 PLN/Monat	1	1	10	2 GB
Pro	individuelle Preisgestaltung	1	3	30	5 GB
Enterprise	individuelle Preisgestaltung	unbegrenzt	unbegrenzt	unbegrenzt	20 GB

Für Unternehmen, die einen Datenraum auf ihrer eigenen Infrastruktur hosten möchten, steht der Enterprise+ (On-Premise)-Tarif zur Verfügung, der eine Installation auf den Servern des Kunden, in der Cloud oder in einem Hybridmodell ermöglicht.

Jeder Tarif umfasst einen persönlichen Kundenbetreuer sowie Support von 9.00 bis 17.00 Uhr. Die Funktionen von SECUDO VDR sind in allen Tarifen ohne zusätzliche Kosten verfügbar, und DealDone bietet Rabatte für Partnerschaften mit einer Laufzeit von mehr als 3 Monaten an.

Die Daten in SECUDO VDR werden in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum gespeichert, und die Lösung selbst wurde vom Departement für Kybernetik der Militärtechnischen Universität positiv bewertet.

Wie können Sie die Kosten für einen virtuellen Datenraum für Ihr Projekt abschätzen?

Sie können die Kosten für einen virtuellen Datenraum in vier Schritten abschätzen, noch bevor Sie Offerten von Anbietern einholen.

1. Zählen Sie die Dokumente und ermitteln Sie deren Dateigrössen. Erstellen Sie eine vorläufige Liste der Due-Diligence-Dokumente und prüfen Sie, wie viel Speicherplatz diese beanspruchen. Unsere Due-Diligence-Checkliste hilft Ihnen dabei.

2. Bestimmen Sie die Anzahl der Nutzer. Berücksichtigen Sie Ihr Team, Ihre Berater sowie die geschätzte Anzahl der Bieter, multipliziert mit 3–5 Personen auf deren Seite.

3. Schätzen Sie eine realistische Dauer ein. Planen Sie in Ihrem Zeitplan einen Puffer für Verhandlungen und zusätzliche Fragen des Käufers ein.

4. Vergleichen Sie die Gesamtkosten, nicht nur den Preis pro Monat. Multiplizieren Sie den Preis pro Monat mit der Anzahl Monate und addieren Sie alle zusätzlichen Gebühren aus der obigen Liste hinzu.

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Beispiel: Verkauf eines Unternehmens an einen einzelnen Investor, ca. 1.5 GB an Dokumenten, 8 Benutzer, geplante Dauer von 4 Monaten. Ein solches Projekt fällt in den Rahmen des Basic-Pakets, sodass die Kosten für SECUDO VDR 4 × 1'050 PLN = 4'200 PLN betragen, vor Anwendung des Rabatts für eine Partnerschaft von mehr als 3 Monaten. Verlängert sich der Prozess um einen Monat, erhöhen sich die Kosten um eine Monatsgebühr, ohne dass zusätzliche Kosten für die Verlängerung des Projekts anfallen.

Wie vergleicht man die Angebote von VDR-Anbietern?

Vergleichen Sie die Angebote von VDR-Anbietern anhand desselben Szenarios: gleiches Datenvolumen, gleiche Anzahl Benutzer und gleiche Projektdauer. Nur so können Sie erkennen, welches Preismodell für Sie vorteilhafter ist.

Achten Sie beim Vergleich ausserdem darauf

• , ob der Preis als Netto- oder Bruttopreis angegeben ist,

• welche Funktionen im Preis inbegriffen sind und welche erst in einem höheren Tarif enthalten sind,

• wie Mehrverbrauch berechnet wird,

• wie lang die Mindestvertragslaufzeit und die Kündigungsfrist sind,

• in welchem Format Sie das Archiv nach Projektabschluss erhalten,

• wo die Daten physisch gespeichert werden und wer die Sicherheit der Lösung geprüft hat.

Der Preis ist nur eines der Kriterien. Wir besprechen häufige Fallstricke bei der Auswahl und Nutzung eines Datenraums im Beitrag Die häufigsten Fehler bei der Nutzung virtueller Datenräume. Wenn Sie eine günstigere Alternative in Form von Cloud-Speicher in Betracht ziehen, lesen Sie die Vergleiche VDR vs. Google Drive und SECUDO VDR vs. Microsoft SharePoint.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Preisgestaltung von VDRs

Wie viel kostet ein virtueller Datenraum pro Monat?

Die monatlichen Kosten für einen virtuellen Datenraum hängen vom Abrechnungsmodell und dem Umfang des Projekts ab. Bei SECUDO VDR beginnt der Basic-Tarif bei 1'050 PLN pro Monat und umfasst einen Datenraum, 10 Benutzer sowie 2 GB Speicherplatz.

Welches VDR-Preismodell ist am kostengünstigsten?

Für Prozesse mit ungewisser Dauer und einer variablen Teilnehmerzahl ist ein Festabonnement mit festgelegten Limits die sicherste Option. Ein Modell auf Seiten- oder Benutzerbasis ist nur dann kostengünstig, wenn Sie das Dokumentenvolumen und die Teamzusammensetzung im Voraus kennen.

Gibt es bei SECUDO VDR versteckte Kosten?

Nein. Die Funktionen von SECUDO VDR sind in jedem Tarif ohne Aufpreis verfügbar, und der Preis hängt vom gewählten Tarif und der Dauer der Zusammenarbeit ab. Die Einzelheiten der Konditionen besprichst du vor Projektbeginn mit deinem Kundenbetreuer.

Kann ich den VDR nur für einen Monat nutzen?

Ja, SECUDO VDR wird monatlich abgerechnet, sodass Sie nur für die tatsächliche Projektdauer bezahlen. Für Kooperationen, die länger als 3 Monate dauern, bietet DealDone Rabatte an.

Was passiert mit den Dokumenten nach Projektende?

Sobald die Transaktion abgeschlossen ist, sollte der Benutzerzugriff auf den Datenraum widerrufen und die Dokumente archiviert oder gelöscht werden. Es empfiehlt sich, die Art und die Kosten der Archivierung vor Vertragsunterzeichnung mit dem Anbieter zu besprechen.

Zusammenfassung

Der Preis für einen virtuellen Datenraum setzt sich nicht nur aus dem in der Preisliste aufgeführten Tarif zusammen, sondern ist die Summe aus Grundgebühr, Überziehungsgebühren, Funktionszuschlägen und Kosten nach Projektabschluss. Am sichersten ist es, Angebote anhand eines einzigen, realistischen Transaktionsszenarios zu vergleichen. SECUDO VDR wird auf Abonnementbasis abgerechnet, beginnend bei 1'050 PLN pro Monat für den Basic-Tarif, wobei alle Funktionen im Preis inbegriffen sind.

Über uns

DealDone ist ein spezialisiertes Unternehmen, das hochwertige Produkte im Bereich der Informations- und Datensicherheit anbietet. Wir bieten Digitalisierungsdienstleistungen und Software für moderne Technologien im Zusammenhang mit dem Umgang mit vertraulichen Informationen, geheimen Informationen und sensiblen Daten sowie die Digitalisierung, den Schutz, die Verschlüsselung und den Austausch von Daten und Dokumenten sowohl innerhalb als auch ausserhalb der Organisation.

Seit fast 15 Jahren hat sich DealDone auf Lösungen für die Digitalisierung, Archivierung und den Austausch von Dokumenten über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder einen virtuellen Datenraum (VDR) spezialisiert.

DealDone hat das SECUDO-VDR-System eigenständig entwickelt und auf den Markt gebracht. SECUDO ist eine Plattform für die sichere Digitalisierung, Archivierung, den Austausch und die Verarbeitung von Unternehmensdokumenten und -daten, die über ein Software-as-a-Service-Modell in der Cloud für Geschäftskunden angeboten wird.

DealDone betreibt ausserdem die Portale www.platformainwestora.pl und www.sprzedamfirme.com, über die das Unternehmen Transaktionsprozesse im Zusammenhang mit Unternehmensverkäufen, Kapitalbeschaffung und der Suche nach Investoren für Projekte unterstützt.

Im Jahr 2025 schloss sich DealDone der internationalen Plattform Dealsuite (www.dealsuite.com) an, die Fachleute im Bereich Fusionen und Übernahmen (M&A) unterstützt. Dank dieser Partnerschaft können wir noch effektiver auf die Marktbedürfnisse eingehen, indem wir unseren Kunden VDR SECUDO anbieten – eine sichere und intuitive Lösung für die Verwaltung von Dokumenten in Transaktionsprozessen.