top of page
  • Joanna Dmitruk

Wirtualny pokój danych VDR a Dysk Google: wybór odpowiedniego rozwiązania do przechowywania danych

Zaktualizowano: 12 paź 2023



Wstęp


W dzisiejszej erze cyfrowej wydajne przechowywanie i udostępnianie danych stało się integralną częścią przedsiębiorstw każdej wielkości. Wirtualne pokoje danych (VDR) i platformy do przechowywania danych w chmurze, takie jak Dysk Google, to dwie popularne opcje zarządzania zasobami cyfrowymi i udostępniania ich. Chociaż mają pewne podobieństwa, służą różnym celom i zaspokajają różne potrzeby. W tym artykule omówimy różnice między wirtualnymi pokojami danych a Dyskiem Google, aby pomóc Ci dokonać świadomego wyboru w zakresie wymagań Twojej organizacji dotyczących przechowywania i udostępniania danych.


1. Cel i przypadek użycia


- Wirtualny pokój danych (VDR): Wirtualne pokoje danych służą głównie do bezpiecznego i poufnego udostępniania poufnych dokumentów podczas fuzji i przejęć, procesów due diligence, pozyskiwania funduszy, postępowań prawnych i innych ryzykownych działań biznesowych. VDR zapewniają zaawansowane funkcje bezpieczeństwa i konfigurowalne uprawnienia użytkownika w celu ochrony wrażliwych danych.


- Dysk Google: Z drugiej strony Dysk Google to wszechstronna platforma do przechowywania i współpracy w chmurze, odpowiednia do przechowywania, udostępniania i współpracy nad szeroką gamą plików i dokumentów. Dobrze nadaje się do codziennego zarządzania dokumentami, współpracy zespołowej i udostępniania treści, ale może nie zapewniać tego samego poziomu bezpieczeństwa i kontroli, co VDR w przypadku wysoce poufnych danych.


2. Bezpieczeństwo i kontrola dostępu


- Wirtualny pokój danych (VDR): VDR nadają priorytet bezpieczeństwu danych. Zazwyczaj oferują zaawansowane szyfrowanie, znaki wodne, dynamiczną kontrolę dostępu do dokumentów i ścieżki audytu. Możesz przyznać użytkownikom określone uprawnienia, co pozwoli Ci kontrolować, kto może przeglądać, pobierać, drukować i edytować dokumenty.


- Dysk Google: Chociaż Dysk Google oferuje funkcje zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie i uwierzytelnianie dwuskładnikowe, jego głównym celem jest łatwość współpracy. Może nie zapewniać takiego samego poziomu szczegółowej kontroli nad dostępem do dokumentów i zarządzaniem prawami jak VDR, co czyni go mniej odpowiednim w przypadku dokumentów o wysokim stopniu poufności.


3. Zgodność i wymagania prawne


- Wirtualny pokój danych (VDR): VDR często posiadają certyfikaty zgodności, takie jak SOC 2 i ISO 27001, dzięki czemu dobrze nadają się dla branż o rygorystycznych wymaganiach regulacyjnych, takich jak sektor opieki zdrowotnej, finansów i prawa. Oferują ścieżki audytu i szczegółowe raporty w celu wykazania zgodności.


- Dysk Google: Dysk Google jest zgodny z różnymi przepisami dotyczącymi ochrony danych, ale może nie spełniać rygorystycznych wymagań niektórych branż. Niezbędne jest prawidłowe skonfigurowanie Dysku Google i edukacja użytkowników w zakresie najlepszych praktyk związanych z przestrzeganiem przepisów branżowych.


4. Interfejs użytkownika i funkcje współpracy


- Wirtualny pokój danych (VDR): VDR przedkładają bezpieczeństwo i zarządzanie dokumentami nad projektowanie interfejsu użytkownika i współpracę w czasie rzeczywistym. Chociaż oferują podstawowe funkcje współpracy, mogą nie być tak intuicyjne w codziennej współpracy zespołowej w porównaniu z Dyskiem Google.


- Dysk Google: Dysk Google został zaprojektowany z myślą o bezproblemowej współpracy. Integruje się z Google Workspace (dawniej G Suite), umożliwiając użytkownikom edytowanie dokumentów w czasie rzeczywistym, dodawanie komentarzy i bezproblemową współpracę ze współpracownikami. Przyjazny dla użytkownika interfejs i narzędzia do współpracy sprawiają, że idealnie nadaje się do codziennej pracy zespołowej.


5. Koszty


– Wirtualny pokój danych (VDR): VDR są zazwyczaj droższe niż Dysk Google ze względu na ich wyspecjalizowane funkcje bezpieczeństwa i możliwości zapewnienia zgodności. Są często wykorzystywane w krótkoterminowych projektach o dużej stawce, w których bezpieczeństwo danych jest najważniejsze.


- Dysk Google: Dysk Google oferuje szereg planów cenowych, w tym opcje bezpłatne i niedrogie, dzięki czemu jest opłacalny dla firm każdej wielkości. Jest to niedrogie rozwiązanie spełniające ogólne potrzeby związane z przechowywaniem danych i współpracą.


6. Plusy i minusy obu rozwiązań


Plusy i minusy usług przechowywania danych w chmurze:

Plusy:

Minusy:

Szybki i bezproblemowy dostęp

dostępnianie danych jest niemożliwe do kontrolowania

Wystarczająca pojemność pamięci masowej dla poszczególnych użytkowników

Narażenie na naruszenia i włamania

Integracja z innymi usługami, takimi jak poczta e-mail

Brak automatycznych ścieżek audytu

Ograniczony zestaw narzędzi i wsparcie

High human mistake probability

Plusy i minusy Virtual data room:

Plusy:

Minusy:

Szczegółowe zarządzanie użytkownikami i dostępem

Kosztują więcej niż publicznie dostępne usługi pamięci masowej

Zgodność ze standardami bezpieczeństwa i certyfikaty

Może wymagać dodatkowego szkolenia

Wiele poziomów ochrony danych

Niektórym VDR brakuje elastyczności integracji

Dostosowane narzędzia i usługi

Obsługa klienta w trybie 24/7/365 z krótkim czasem reakcji


Wnioski


Wybór pomiędzy wirtualnym pokojem danych a Dyskiem Google zależy od konkretnych potrzeb Twojej organizacji. Wirtualne pokoje danych doskonale radzą sobie z ochroną wrażliwych danych w zastosowaniach biznesowych, podczas transakcji o wysoką stawkę i w branżach wymagających dużej zgodności z przepisami. Z kolei Dysk Google idealnie nadaje się do codziennego zarządzania dokumentami, współpracy i udostępniania w prywatnych zastosowaniach lub w ramach organizacji.


Podsumowanie różnic bardzo dobrze prezentuje poniższa tabela przygotowana przez specjalistów z dataroom-providers.org:


Ostatecznie wiele firm korzysta z kombinacji obu rozwiązań, aby spełnić różne wymagania dotyczące przechowywania i udostępniania danych. Dokładne rozważenie potrzeb organizacji, kwestii związanych z bezpieczeństwem i budżetu pomoże Ci wybrać najlepszą opcję lub kombinację opcji dostosowaną do Twoich wyjątkowych okoliczności.


O nas


DealDone jest wyspecjalizowaną firmą, oferującą wysokiej jakości produkty z dziedziny bezpieczeństwa informacji i danych. Oferujemy usługi digitalizacji oraz oprogramowanie w zakresie nowoczesnych technologii obiegu informacji poufnych, informacji niejawnych, danych wrażliwych oraz digitalizacji, zabezpieczania, szyfrowania i udostępnienia danych i dokumentów wewnątrz i na zewnątrz organizacji.


Od ponad 10 lat DealDone specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań związanych z digitalizacją, archiwizacją i udostępnieniem dokumentów w formie Document Management System (DMS) lub Virtual Data Room (VDR). Firma samodzielnie opracowała i wprowadziła do sprzedaży system VDR SECUDO. SECUDO to platforma bezpiecznej digitalizacji, archiwizacji, wymiany i przetwarzania dokumentów i danych firmowych oferowana w chmurze, w modelu Software-as-a-service, dla klientów biznesowych.


DealDone jest również właścicielem portali www.platformainwestora.pl oraz www.sprzedamfirme.com, dzięki którym wspiera procesy transakcyjne związane ze sprzedażą firmy, pozyskaniem kapitału i znalezieniu inwestorów na projekt.

Ostatnie posty

Zobacz wszystkie

Comments


bottom of page