Vertraulichkeit bei M&A: Warum sie wichtig ist und wie man sie schützt

Bei M&A-Transaktionen kann das, was nicht öffentlich gesagt wird, genauso wichtig sein wie das, was auf den Titelseiten der Zeitungen steht. Hinter jeder Transaktion verbirgt sich ein heikles Informationsspiel – wer verfügt über die Informationen, wann werden sie weitergegeben und wie sicher werden sie aufbewahrt? Vertraulichkeit ist nicht nur eine Frage der Einhaltung von Vorschriften, sondern auch ein Instrument, um Vorteile zu schaffen, Vertrauen zu bewahren und letztlich den Wert einer Transaktion zu schützen.

DealDone, ein hybrider Berater und Technologiepartner, weiß das besser als die meisten anderen. Als M&A-Berater und Anbieter sicherer virtueller Datenräume steht das Unternehmen an der Schnittstelle zwischen Strategie und Technologie. Seine Mission ist es, Kunden im Transaktionsprozess zu unterstützen und gleichzeitig ihr sensibelstes Gut zu schützen – die Vertraulichkeit. Und das zu Recht: Forbes berichtet, dass fast 40 % aller M&A-Transaktionen von Vertraulichkeitsverletzungen betroffen sind, was die Bedeutung der Kombination strenger Verfahren mit geeigneter Technologie unterstreicht. Wir haben mit Joanna Dmitruk, CEO und Managing Partner bei DealDone, gesprochen, um ihre Sichtweise kennenzulernen.

Warum Vertraulichkeit mehr als nur eine Formalität ist

Lecks bei M&A-Transaktionen führen nicht nur zu unangenehmen Situationen. Sie können Transaktionen destabilisieren, Mitarbeiter verunsichern und Wettbewerber ermutigen. Verkäufer fürchten eine vorzeitige Offenlegung, da diese den Geschäftsbetrieb stören oder die Bewertungen drücken könnte. Käufer wiederum befürchten, öffentlich mit einem Ziel in Verbindung gebracht zu werden, das sie letztendlich nicht erwerben, was ihrem Ruf schaden oder das Vertrauen der Investoren schwächen könnte. Und wenn die Informationen durchsickern? Das Vertrauen kann erschüttert werden, und manchmal scheitert die Transaktion sogar vollständig.

Das größte Risiko für die Vertraulichkeit bei M&A? Abkürzungen

Die meisten Verstöße gehen nicht auf das Konto raffinierter Hacker, sondern sind das Ergebnis gewöhnlicher Denk- und Arbeitsabkürzungen. Ein reales Beispiel, das Joanna Dmitruk anführte, betraf einen Verkäufer aus dem Mid-Market-Segment, der ein Due-Diligence-Paket über eine gemeinsam genutzte Festplatte vielen Bietern zugänglich machte – ohne individuelle Zugriffskontrolle. Infolgedessen übermittelte einer der Bieter versehentlich vertrauliche Preisinformationen des Kunden an einen Konkurrenten. Die Datenpanne konnte nicht vertuscht werden – der Prozess wurde ausgesetzt, die Verhandlungsposition des Verkäufers geschwächt und der Abschluss der Transaktion verzögert. Dies zeigt, wie selbst kleine Fehler im Umgang mit Dokumenten zu schwerwiegenden geschäftlichen Konsequenzen führen können. Verstöße resultieren oft aus alltäglichen Gewohnheiten: dem Teilen von Dateien per E-Mail oder öffentlichen Links, dem Speichern von Dokumenten auf ungesicherten Laufwerken oder der Verwendung von Verbraucher-Tools für die Zusammenarbeit. Manchmal sind es schnelle Nachrichten über WhatsApp oder unverschlüsselte E-Mails, manchmal sind es falsche Berechtigungseinstellungen auf Dokumentenplattformen oder die Einladung von Lieferanten ohne angemessene Zugriffskontrolle. Bei Ausschreibungen steigt das Risiko zusätzlich, denn je mehr Bieter es gibt, desto größer ist die Angriffsfläche. Joanna betont: „Selbst die sichersten Systeme können durch einen einzigen Fehler im Prozess untergraben werden. Vertraulichkeit ist ebenso eine Frage des Managements wie der Verschlüsselung.“

Welche Rolle spielen moderne M&A-Berater?

Berater sind nicht mehr nur Vermittler – sie sind zu Hütern der Prozessintegrität geworden. Sie organisieren Due-Diligence-Prüfungen, überprüfen Vertragspartner, regeln den Umfang und den Zeitpunkt der Offenlegung von Informationen und sorgen für eine sichere Zusammenarbeit der Beteiligten. DealDone ist ein Beispiel für einen solchen hybriden Ansatz: teils strategischer Berater, teils Technologiepartner, der menschliche Beurteilung mit sicheren Tools kombiniert, damit Transaktionen nicht nur reibungslos, sondern auch geschützt ablaufen. Was wichtig ist: Für M&A-Berater lohnt es sich, die Vertraulichkeit zu wahren – sowohl in kommerzieller als auch in ethischer Hinsicht. Da ihre Rolle immer umfangreicher wird, wird es immer wichtiger zu verstehen, wie man dies richtig macht – indem man ein Gleichgewicht zwischen der Reduzierung menschlicher Fehler und dem Einsatz von Technologie findet. Joanna erklärt: „Man kann sich nicht nur auf Technologie oder nur auf Menschen verlassen. Es ist das Gleichgewicht zwischen sicheren Systemen und diszipliniertem Management, das Transaktionen in Schach hält.“

Der Faktor Mensch: Management und Disziplin

Was den Faktor Mensch angeht, rät Joanna, dass Berater, Administratoren und Rechtsteams den Zugang zu vertraulichen Informationen nur den entsprechenden Personen gewähren sollten. Dies beginnt mit einer sorgfältigen Überprüfung und einem strukturierten Onboarding von Bietern und Partnern. Es sollten auch klare Regeln festgelegt werden, wann und in welcher Reihenfolge Offenlegungen erfolgen, um vorzeitige Lecks zu verhindern. Schulungen für interne Teams und externe Bieter verringern das Risiko unvorsichtiger Handlungen, und durch aktive Überwachung können ungewöhnliche Zugriffsmuster schnell erkannt werden, bevor sie zu Problemen führen. Schließlich bieten gut vorbereitete NDAs und angepasste vertragliche Sicherheitsvorkehrungen den notwendigen rechtlichen Schutz.

Technologischer Faktor: Was lohnt sich zu nutzen?

Selbst mit disziplinierten Beratern und gut verwalteten Prozessen lassen sich menschliche Fehler nicht vollständig ausschließen. Deshalb spielt die Technologie eine entscheidende Rolle. Die richtigen Tools sichern nicht nur Daten, sondern organisieren auch den Zugriff, überwachen Aktivitäten und ermöglichen sicheres Arbeiten im Team, ohne Transaktionen zu verlangsamen. Joanna empfiehlt die Verwendung zertifizierter Enterprise-Lösungen – mit starker Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und Konformität mit anerkannten Datenschutzstandards wie ISO oder SOC. Bei Problemen können anhand von Audit-Trails überprüft werden, wer Zugriff hatte oder Informationen geändert hat. Von entscheidender Bedeutung ist auch die Anwendung des Prinzips der geringsten Berechtigungen, d. h. den Benutzern nur die Zugriffsrechte zu gewähren, die für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Dies kann zeitliche Beschränkungen oder die Sperrung der Möglichkeit zum Herunterladen von Dateien umfassen.

Gute Benutzererfahrung und schnellerer Transaktionsfluss

Ebenso wichtig ist es, dass die Tools intuitiv zu bedienen sind. Wenn sichere Plattformen einfach zu bedienen sind, sind Transaktionsteams weniger versucht, Abkürzungen zu nehmen, die die Vertraulichkeit gefährden. Ein Beispiel hierfür ist SECUDO VDR von DealDone – entwickelt, um Sicherheit und Komfort in Einklang zu bringen. Das System ist leistungsstark genug, um hochvertrauliche Prozesse zu verarbeiten, und gleichzeitig einfach für Berater und Bieter zu bedienen. Darüber hinaus betont Joanna: „Plattformen wie Dealsuite erweitern unseren Zugang zu hochwertigen Investoren und verbessern den Matching-Prozess, was den Wert unseres sicheren Transaktionswerkzeugs ergänzt. Durch die Verbindung ihres Netzwerks mit unserem SECUDO VDR können wir den Transaktionsfluss beschleunigen, ohne Kompromisse bei der Vertraulichkeit einzugehen.“

Vertraulichkeit als strategische Notwendigkeit und Wettbewerbsvorteil

Vertraulichkeit bei M&A ist nicht nur ein Schutz vor Risiken – sie ist eine strategische Notwendigkeit, die Vertrauen schafft, Werte schützt und das Ergebnis einer Transaktion beeinflusst. Wenn es zu Informationslecks kommt, leidet die Glaubwürdigkeit, die Verhandlungsposition wird geschwächt und in einigen Fällen scheitert die Transaktion. Wenn Vertraulichkeit jedoch von Anfang an geplant, von einem geeigneten Berater verwaltet und durch sichere Tools unterstützt wird, wird sie zu einem Wettbewerbsvorteil. Joanna Dmitruk fasst zusammen: „Vertraulichkeit und sicheres Dokumentenmanagement sind in der heutigen M&A-Welt keine Option mehr. Sie sind die Grundlage für den Schutz des Transaktionswerts und des Rufs. Unternehmen, die solide Sicherheitstechnologien mit Prozessdisziplin und vertrauenswürdigen Beratern kombinieren, reduzieren Risiken und erzielen bessere Ergebnisse.“

Über uns

DealDone ist ein spezialisiertes Unternehmen, das hochwertige Produkte im Bereich Informations- und Datensicherheit anbietet. Wir bieten Digitalisierungsdienstleistungen und Software im Bereich moderner Technologien für den Umgang mit vertraulichen Informationen, geheimen Informationen, sensiblen Daten sowie für die Digitalisierung, Sicherung, Verschlüsselung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten innerhalb und außerhalb von Organisationen.

Seit über 10 Jahren ist DealDone auf die Bereitstellung von Lösungen für die Digitalisierung, Archivierung und Bereitstellung von Dokumenten in Form eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) oder eines virtuellen Datenraums (VDR) spezialisiert.

DealDone hat das VDR-System SECUDO selbst entwickelt und auf den Markt gebracht. SECUDO ist eine Plattform für die sichere Digitalisierung, Archivierung, den Austausch und die Verarbeitung von Dokumenten und Unternehmensdaten, die in der Cloud im Software-as-a-Service-Modell für Geschäftskunden angeboten wird.

DealDone ist auch Eigentümer der Portale www.platformainwestora.pl und www.sprzedamfirme.com, mit denen es Transaktionsprozesse im Zusammenhang mit dem Verkauf von Unternehmen, der Kapitalbeschaffung und der Suche nach Investoren für Projekte unterstützt.

Im Jahr 2025 schloss sich DealDone der internationalen Plattform Dealsuite (www.dealsuite.com) an, die Fachleute im Bereich Fusionen und Übernahmen (M&A) unterstützt. Dank dieser Zusammenarbeit können wir noch effektiver auf die Bedürfnisse des Marktes reagieren und unseren Kunden VDR SECUDO anbieten – eine sichere und intuitive Lösung für die Verwaltung von Dokumenten in Transaktionsprozessen. Die Kombination der globalen Reichweite von Dealsuite mit unserem Tool erhöht den Komfort und die Effizienz der Durchführung von M&A-Transaktionen erheblich.