AI Act a przetwarzanie dokumentów firmowych - co czeka firmy w 2026 roku

Sztuczna inteligencja od dawna nie jest już nowinką technologiczną - to codzienne narzędzie pracy z dokumentami, danymi i komunikacją w firmach każdej wielkości. Wraz z jej upowszechnieniem wchodzi w życie unijne rozporządzenie AI Act, które porządkuje zasady korzystania z takich rozwiązań. Dla firm pracujących na co dzień z dużą ilością dokumentacji - finansowej, prawnej, transakcyjnej - to temat, którego nie warto odkładać na później.

Co dokładnie zmienia się w 2026 roku

Latem 2026 roku przyjęto pakiet zmian do AI Act, znany jako Digital Omnibus, który przesunął część terminów wdrożenia przepisów. Nie oznacza to jednak generalnego odroczenia obowiązków - to błędna interpretacja, którą warto od razu wyjaśnić.

Nowelizacja przesuwa przede wszystkim:

• obowiązki dla samodzielnych systemów AI wysokiego ryzyka - na grudzień 2027 roku,

• obowiązki dla systemów wysokiego ryzyka wbudowanych w inne produkty - na sierpień 2028 roku,

• termin utworzenia krajowych piaskownic regulacyjnych - na sierpień 2027 roku.

Nie zostały przesunięte natomiast obowiązki przejrzystości, a to one dotyczą najszerszej grupy przedsiębiorców, ponieważ obowiązują od 2 sierpnia 2026 roku i nie wymagają wdrażania zaawansowanej technologii ani skomplikowanych procedur. Kogo dotyczą obowiązki przejrzystości

To jeden z najczęściej pomijanych elementów AI Act – wystarczy, że firma korzysta z chatbota na stronie internetowej, generatora treści marketingowych czy narzędzia do automatycznego tłumaczenia dokumentów, by podlegać tym przepisom.

W praktyce oznacza to konieczność:

• informowania użytkownika, że wchodzi w interakcję z systemem AI (np. w chatbotach obsługi klienta),

• oznaczania treści wygenerowanych lub istotnie zmienionych przez AI,

• prowadzenia podstawowej dokumentacji dotyczącej wykorzystywanych narzędzi AI.

  
  

Dla firm pracujących z dokumentacją poufną - w procesach transakcyjnych, prawnych czy finansowych - szczególnie istotny jest jeszcze jeden element: obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu kompetencji AI (AI literacy) wśród pracowników korzystających z takich narzędzi. Ten wymóg obowiązuje już od lutego 2025 roku.

AI a dane osobowe w dokumentach - nie zapominajmy o RODO

AI Act nie działa w oderwaniu od innych przepisów. Gdy narzędzie AI przetwarza dokumenty zawierające dane osobowe, co w praktyce dotyczy większości dokumentacji firmowej, w grę wchodzi również RODO. Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, wdrożenie AI niemal zawsze wiąże się z koniecznością przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), szczególnie przy przetwarzaniu danych na dużą skalę lub zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji.

Warto przeprowadzić taką ocenę zanim narzędzie trafi do codziennego użytku, nie po fakcie. To znacznie ułatwia rozmowy z klientami i partnerami biznesowymi, którzy coraz częściej pytają dostawców usług wprost o zgodność wykorzystywanych narzędzi AI z RODO.

Co to oznacza w praktyce dla firm pracujących z dokumentacją

Dla organizacji, które na co dzień korzystają z narzędzi AI do analizy, kategoryzacji czy tłumaczenia dokumentów np. w procesach due diligence, audytach czy transakcjach kluczowe jest już teraz:

• sporządzenie mapy wykorzystywanych narzędzi AI - które procesy i dokumenty są nimi objęte,

• weryfikacja dostawców - czy narzędzia AI, z których korzysta firma (własne lub dostarczane przez partnerów), spełniają wymogi przejrzystości i bezpieczeństwa danych,

• aktualizacja umów z dostawcami - o zapisy dotyczące obowiązków informacyjnych, bezpieczeństwa danych i audytowalności,

• przeszkolenie zespołu - zgodnie z obowiązkiem AI literacy, który już obowiązuje.

Audyt i przygotowanie odpowiedniej dokumentacji dla średniej firmy zajmuje zwykle od kilku do kilkunastu tygodni, dlatego lipiec i sierpień 2026 roku to ostatni moment, by uporządkować te kwestie bez pośpiechu.

Bezpieczeństwo danych jako punkt wspólny

Niezależnie od tego, na jakim etapie wdrożenia AI Act znajduje się firma, jedno pozostaje niezmienne: dokumenty przetwarzane przez narzędzia AI - zwłaszcza te poufne, transakcyjne czy zawierające dane osobowe - powinny pozostawać w bezpiecznym, kontrolowanym środowisku. Korzystanie z rozwiązań, które przetwarzają dokumenty lokalnie, w ramach zabezpieczonego systemu, zamiast przesyłać je do zewnętrznych, niezweryfikowanych narzędzi, znacząco ułatwia zarówno zgodność z AI Act, jak i z RODO.

Podsumowanie

AI Act nie jest jednorazowym projektem wdrożeniowym, lecz zmianą sposobu, w jaki firmy korzystają z narzędzi sztucznej inteligencji na co dzień. Przesunięcie terminów dla systemów wysokiego ryzyka nie powinno usypiać czujności - obowiązki przejrzystości obowiązują już od sierpnia 2026 roku i dotyczą praktycznie każdej firmy korzystającej z AI, także w codziennej pracy z dokumentacją.

O nas

DealDone jest wyspecjalizowaną firmą, oferującą wysokiej jakości produkty z dziedziny bezpieczeństwa informacji i danych. Oferujemy usługi digitalizacji oraz oprogramowanie w zakresie nowoczesnych technologii obiegu informacji poufnych, informacji niejawnych, danych wrażliwych oraz digitalizacji, zabezpieczania, szyfrowania i udostępnienia danych i dokumentów wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Od prawie 15 lat DealDone specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań związanych z digitalizacją, archiwizacją i udostępnieniem dokumentów w formie Document Management System (DMS) lub Virtual Data Room (VDR).

DealDone samodzielnie opracowała i wprowadziła do sprzedaży system VDR SECUDO. SECUDO to platforma bezpiecznej digitalizacji, archiwizacji, wymiany i przetwarzania dokumentów i danych firmowych oferowana w chmurze, w modelu Software-as-a-service, dla klientów biznesowych.

DealDone jest również właścicielem portali www.platformainwestora.pl oraz www.sprzedamfirme.com, dzięki którym wspiera procesy transakcyjne związane ze sprzedażą firmy, pozyskaniem kapitału i znalezieniem inwestorów na projekt.

W 2025 roku DealDone dołączyła do międzynarodowej platformy Dealsuite (www.dealsuite.com), wspierającej profesjonalistów w obszarze fuzji i przejęć (M&A). Dzięki tej współpracy możemy jeszcze skuteczniej odpowiadać na potrzeby rynku, oferując naszym klientom VDR SECUDO – bezpieczne i intuicyjne rozwiązanie do zarządzania dokumentacją w procesach transakcyjnych.