Szukaj
  • Joanna Dmitruk

Co to jest Virtual Data Room i do czego służy?


Virtual Data Room, zwany też VDR’em lub po polsku Wirtualnym Pokojem Danych, to system oferowany jako usługa w chmurze obliczeniowej do poufnej i bezpiecznej komunikacji oraz udostępniania danych i dokumentów.


Virtual Data Room jest systemem zamkniętym, o ponadprzeciętnie wysokim bezpieczeństwie, do którego dostęp mają wyłącznie osoby uprawnione i zaproszone do systemu. VDR jest najczęściej oferowany jako Software-as-a-service, czyli jako usługa wynajmu systemu, płatna w oparciu o model abonamentowy. Opłaty naliczane są najczęściej miesięcznie, na podstawie wykorzystanej przestrzeni chmury obliczeniowej, liczby użytkowników oraz dostępnych funkcjonalności. VDR może być również oferowany jako system instalowany on-premise, wtedy wycena opiera się o model licencyjny i jest to najczęściej wycena indywidualna, w oparciu o wymagania klienta.


Co powinien zapewniać Virtual Data Room?


1. Ponadprzeciętne bezpieczeństwo


Virtual Data Room powinien oferować ponadprzeciętne bezpieczeństwo związane z dostępem do systemu, bezpieczeństwo i szyfrowanie danych i dokumentów oraz odpowiednią kontrolę dostępu i macierz uprawnień dla poszczególnych użytkowników. Bezpieczeństwo systemu zapewniać powinny m.in. szyfrowanie komunikacji bezpiecznym protokołem EV SSL 256 bit, logowanie przy użyciu bezpiecznych haseł jak również dodatkowe funkcjonalności VDR takie jak np. dwustopniowa autoryzacja (2FA), ograniczenie adresu IP użytkownika, szyfrowanie dokumentów, lupy ograniczające podgląd dokumentu lub uniemożliwiające robienie zdjęć dokumentów czy ograniczenia w dostępie do plików uniemożliwiające pobranie czy wydruk.


2. Pewność i szybkość działania


Wiarygodny dostawca Virtual Data Room powinien zapewnić działanie systemu w trybie 24/7 i dostępność na poziomie ponad 99% czasu. Parametry takie mogą być uzyskane m.in. dzięki odpowiednio dobranej infrastrukturze (wiarygodne i certyfikowane serwery zapewnione przez uznane data center), zastosowanych technologiach, w których napisany jest system oraz procesom i procedurom wewnętrznym dostawcy.

Szybkość działania VDR to przede wszystkim sprawne otwarcie projektu oraz zaproszenie użytkowników do systemu. Niezwykle ważny jest również sprawny upload dokumentów do systemu z możliwością ładowania dużych plików, całych folderów czy indeksu. Z punktu użytkownika ważne jest także, aby VDR szybko przetwarzał dokumenty i posiadał viewer, który zapewni szybkie otwieranie i przeglądanie dokumentów.


3. Funkcjonalności charakterystyczne dla VDR - nadawanie uprawnień, grupy, praca wspólna i Q&A


Projekty prowadzone w Virtual Data Room to zazwyczaj skomplikowane procesy lub transakcje wymagające odpowiedniego przypisania grup użytkowników, nadania im uprawnień do dokumentów oraz umożliwienie pracy w poszczególnych grupach oraz komunikacji z właścicielem/administratorem projektu. Nadanie właściwych uprawnień powinno odbywać się w przejrzysty i kontrolowany sposób. Zazwyczaj w systemie dostępna jest macierz uprawnień do dokumentów, która umożliwia nadanie uprawnień i przypisanie poszczególnych grup lub indywidualnych użytkowników.

Grupy użytkowników często nie powinny widzieć się nawzajem np. poszczególni kupujący w procesie sprzedaży spółki czy poszczególni oferenci w przetargu. VDR powinien jednak umożliwiać pracę wspólną użytkownikom w przypisanych grupach wraz z możliwością komunikacji czy komentowania poszczególnych dokumentów lub sekcji indeksu między sobą oraz komunikacji z właścicielem/administratorem projektu. Taką funkcjonalność zapewnia Q&A i występuje on w większości systemów VDR.


4. Intuicyjny interfejs użytkownika i wsparcie


Interfejs użytkownika Virtual Data Room powinien być przygotowany w taki sposób, aby użytkownicy w łatwy i szybki sposób mieli możliwość rozpoczęcia pracy i wdrożenia się w system. Dodatkowo ważna dla klienta może być możliwość personalizacji systemu, tak aby odpowiadał on kolorystyce czy stylistyce danej firmy lub instytucji.

Niezwykle ważne jest wsparcie zespołu dostawcy VDR, zarówno na poziomie technicznym jak i funkcjonalnym. Klient jak i wszyscy użytkownicy powinni mieć możliwość przeszkolenia się w pracy z systemem oraz bieżącego wsparcia przy korzystaniu z systemu.



5. Monitoring zdarzeń i analityka


Virtual Data Room poza bezpieczeństwem użytkowania powinien zapewniać monitoring wszystkich zdarzeń w systemie w trakcie trwania projektu. Specyfika projektów i transakcji prowadzonych w VDR często wymaga analityki zdarzeń, które pozwalają na sprawdzenie nie tylko, czy dany dokument był udostępniony dla wyznaczonych użytkowników, ale też czy dany użytkownik otworzył dany dokument i którą stronę dokumentu czytał.


Dodatkowym elementem szalenie istotnym z punktu widzenia prowadzonych projektów jest szczegółowa i sumaryczna analityka aktywności projektu. Na jej podstawie administrator projektu może sprawdzić jakie dokumenty są najczęściej czytane, która grupa użytkowników jest najbardziej aktywna i inne cenne informacje. Dane takie mogą być cenną informacją np. w procesie M&A, gdzie w łatwy sposób można sprawdzić zainteresowanie poszczególnych kupujących na podstawie ich zaangażowania w proces due diligence.


Na koniec projektu większość klientów archiwizuje dokumenty, które były dostępne w VDR. Zaawansowane systemy VDR umożliwiają przygotowanie tzw. Białej Księgi VDR, która zawiera nie tylko listę dokumentów, ale też wszystkich użytkowników oraz aktywności, które były przeprowadzone podczas projektu w systemie.


Do czego można wykorzystać Virtual Data Room?


Pierwotnie systemy Virtual Data Room były wykorzystywane głównie na potrzeby procesów i transakcji na rynkach finansowych. VDR był i jest wsparciem w projektach takich jak m.in:


- transakcje na rynku fuzji i przejęć (M&A)

- transakcje na rynku kapitałowym (IPO, SPO, emisje obligacji)

- audyty finansowe

- procesy due diligence

- pozyskanie finansowania dłużnego

- pozyskanie inwestora

- restrukturyzacja finansowa

- procesy upadłościowe


Obecnie możliwości wykorzystania Virtual Data Room znacząco się zwiększyły. Wzrost świadomości w zakresie cyberbezpieczeństwa oraz digitalizacja procesów spowodowały, że VDR stał się narzędziem pracy w wielu branżach i przy różnych projektach m.in.:


- transakcje i projekty na rynku nieruchomości;

- projekty badawczo-rozwojowe;

- projekty w sektorze farmaceutycznym i badania kliniczne;

- komunikacja zarządu oraz rady nadzorczej;

- repozytorium danych wrażliwych;

- kancelaria tajna i tajemnice przedsiębiorstwa;

- zabezpieczenie danych medycznych lub danych osobowych.

DealDone Sp. z o. o o.

ul. Marszałkowska 58

00-545 Warszawa

 

NIP: 5213631922

REGON: 146146443

KRS: 0000422682

Designed by DealDone 2020

logoDD.png