Poufność w M&A: Dlaczego ma znaczenie i jak ją chronić

W transakcjach M&A to, co nie zostaje powiedziane publicznie, może być równie istotne jak to, co trafia na pierwsze strony gazet. Za każdą transakcją kryje się delikatna gra informacyjna – kto ją posiada, kiedy jest udostępniana i jak bezpiecznie jest przechowywana. Poufność to nie tylko kwestia zgodności z regulacjami; to narzędzie budowania przewagi, utrzymania zaufania i ostatecznie ochrony wartości transakcji.

DealDone, hybrydowy doradca i partner technologiczny, wie o tym lepiej niż większość. Jako doradca M&A i dostawca bezpiecznych wirtualnych data roomów, firma stoi na styku strategii i technologii. Ich misją jest wspieranie klientów w procesie transakcyjnym przy jednoczesnym zabezpieczaniu jego najdelikatniejszego aktywa – poufności. I słusznie: Forbes podaje, że niemal 40% transakcji M&A doświadcza naruszeń poufności, co podkreśla wagę łączenia rygorystycznych procedur z odpowiednią technologią.

Rozmawialiśmy z Joanną Dmitruk, CEO i Managing Partner w DealDone, aby poznać jej perspektywę.

Dlaczego poufność to coś więcej niż formalność

Wycieki w M&A nie tylko powodują niezręczne sytuacje. Mogą destabilizować transakcje, niepokoić pracowników i ośmielać konkurencję. Sprzedający obawiają się przedwczesnego ujawnienia, ponieważ może ono zakłócić działalność operacyjną lub obniżyć wyceny. Kupujący z kolei martwią się, że zostaną publicznie powiązani z celem, którego ostatecznie nie nabędą, co może zaszkodzić reputacji lub osłabić zaufanie inwestorów. A kiedy informacja wycieknie? Zaufanie może się załamać, a czasem transakcja całkowicie upada.

Największe ryzyko poufności w M&A? Skróty

Większość naruszeń nie pochodzi od wyrafinowanych hakerów, lecz od zwyczajnych skrótów myślowych i operacyjnych. Prawdziwy przykład, który przytoczyła Joanna Dmitruk, dotyczył sprzedawcy z segmentu mid-market, który udostępnił pakiet due diligence przez współdzielony dysk wielu oferentom – bez indywidualnej kontroli dostępu. W efekcie jeden z oferentów przypadkowo przesłał poufne dane o cenach klienta konkurentowi. Wycieku nie udało się ukryć – proces został wstrzymany, pozycja negocjacyjna sprzedawcy osłabiona, a finalizacja transakcji opóźniona. To pokazuje, jak nawet drobne błędy w obsłudze dokumentów mogą prowadzić do poważnych konsekwencji biznesowych. Naruszenia często wynikają z codziennych nawyków: udostępniania plików przez e-mail lub publiczne linki, zapisywania dokumentów na niezabezpieczonych dyskach czy używania konsumenckich narzędzi do współpracy. Czasem to szybkie wymiany przez WhatsApp lub niezaszyfrowane e-maile, innym razem błędne ustawienia uprawnień na platformach dokumentowych lub zapraszanie dostawców bez właściwej kontroli dostępu. A w przypadku aukcji konkurencyjnych ryzyko dodatkowo rośnie, bo im więcej oferentów, tym większa powierzchnia ataku. Jak podkreśla Joanna: „Nawet najbardziej bezpieczne systemy mogą zostać podważone przez pojedynczy błąd w procesie. Poufność to w równym stopniu kwestia zarządzania, co szyfrowania.”

Jaką rolę odgrywają nowocześni doradcy M&A

Doradcy to już nie tylko pośrednicy – stali się strażnikami integralności procesów. Organizują due diligence, weryfikują kontrahentów, regulują zakres i moment ujawnienia informacji oraz dbają o bezpieczną współpracę interesariuszy. DealDone jest przykładem takiego hybrydowego podejścia: częściowo doradca strategiczny, częściowo partner technologiczny, łączący ludzką ocenę z bezpiecznymi narzędziami, aby transakcje były nie tylko sprawne, ale też chronione. Co istotne, doradcom M&A opłaca się chronić poufność – zarówno w wymiarze komercyjnym, jak i etycznym. W miarę jak ich rola się rozszerza, coraz ważniejsze staje się zrozumienie, jak właściwie to robić – balansując pomiędzy ograniczaniem błędów ludzkich a wykorzystaniem technologii. Jak tłumaczy Joanna: „Nie można polegać tylko na technologii ani tylko na ludziach. To równowaga między bezpiecznymi systemami a zdyscyplinowanym zarządzaniem utrzymuje transakcje w ryzach.”

Czynnik ludzki: zarządzanie i dyscyplina

W kwestii czynnika ludzkiego Joanna radzi, by doradcy, administratorzy i zespoły prawne zapewniali dostęp do poufnych informacji wyłącznie odpowiednim osobom. Zaczyna się to od starannej weryfikacji i strukturyzowanego onboardingu oferentów i partnerów. Należy też jasno ustalić zasady, kiedy i w jakiej kolejności dokonywane są ujawnienia, aby zapobiec przedwczesnym wyciekom. Szkolenia dla zespołów wewnętrznych i zewnętrznych oferentów zmniejszają ryzyko nieostrożnych zachowań, a aktywne monitorowanie pozwala szybko wykrywać nietypowe wzorce dostępu, zanim przerodzą się one w problemy. Wreszcie, dobrze przygotowane NDA i dopasowane zabezpieczenia kontraktowe dodają niezbędnej ochrony prawnej.

Czynnik technologiczny: co warto wykorzystać

Nawet przy zdyscyplinowanych doradcach i dobrze zarządzanych procesach błędów ludzkich nie da się całkowicie wyeliminować. Dlatego kluczową rolę odgrywa technologia. Odpowiednie narzędzia nie tylko zabezpieczają dane, ale też porządkują dostęp, monitorują aktywność i umożliwiają bezpieczną pracę zespołów bez spowalniania transakcji. Joanna radzi, aby korzystać z certyfikowanych rozwiązań klasy enterprise – z silnym szyfrowaniem, uwierzytelnianiem wieloskładnikowym i zgodnością z uznanymi standardami ochrony danych, takimi jak ISO czy SOC. W razie problemów ścieżki audytowe pozwalają sprawdzić, kto uzyskał dostęp lub zmienił informacje. Kluczowe jest także stosowanie zasady najmniejszych uprawnień – czyli przyznawanie użytkownikom tylko takich praw dostępu, jakie są niezbędne do wykonania ich obowiązków. Może to obejmować ograniczenia czasowe czy blokadę możliwości pobierania plików.

Dobre doświadczenie użytkownika i szybszy przepływ transakcji

Równie ważne, by narzędzia były intuicyjne. Gdy bezpieczne platformy są łatwe w obsłudze, zespoły transakcyjne rzadziej ulegają pokusie korzystania ze skrótów, które zagrażają poufności. Przykładem jest SECUDO VDR od DealDone – zaprojektowany tak, by zrównoważyć bezpieczeństwo z wygodą pracy. System jest wystarczająco mocny, by obsługiwać procesy o wysokiej poufności, a jednocześnie prosty w użyciu dla doradców i oferentów. Co więcej, jak podkreśla Joanna: „Platformy takie jak Dealsuite poszerzają nasz dostęp do jakościowych inwestorów i usprawniają proces dopasowywania, co uzupełnia wartość naszego bezpiecznego narzędzia transakcyjnego. Dzięki połączeniu ich sieci z naszym SECUDO VDR możemy przyspieszyć przepływ transakcji bez kompromisów w zakresie poufności.”

Poufność jako strategiczna konieczność i przewaga konkurencyjna

Poufność w M&A to nie tylko ochrona przed ryzykiem – to strategiczna konieczność, która buduje zaufanie, chroni wartość i wpływa na wynik transakcji. Gdy dochodzi do wycieków, cierpi wiarygodność, słabnie pozycja negocjacyjna, a w niektórych przypadkach transakcja się rozpada. Ale gdy poufność jest planowana od początku, zarządzana przez odpowiedniego doradcę i wspierana bezpiecznymi narzędziami, staje się przewagą konkurencyjną. Jak podsumowuje Joanna Dmitruk: „Poufność i bezpieczne zarządzanie dokumentacją nie są opcjonalne we współczesnym M&A. To fundament ochrony wartości transakcji i reputacji. Firmy, które łączą solidne technologie zabezpieczające z dyscypliną procesową i zaufanymi doradcami, ograniczają ryzyko i osiągają lepsze wyniki.”

O nas

DealDone jest wyspecjalizowaną firmą, oferującą wysokiej jakości produkty z dziedziny bezpieczeństwa informacji i danych. Oferujemy usługi digitalizacji oraz oprogramowanie w zakresie nowoczesnych technologii obiegu informacji poufnych, informacji niejawnych, danych wrażliwych oraz digitalizacji, zabezpieczania, szyfrowania i udostępnienia danych i dokumentów wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Od ponad 10 lat DealDone specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań związanych z digitalizacją, archiwizacją i udostępnieniem dokumentów w formie Document Management System (DMS) lub Virtual Data Room (VDR).

DealDone samodzielnie opracowała i wprowadziła do sprzedaży system VDR SECUDO. SECUDO to platforma bezpiecznej digitalizacji, archiwizacji, wymiany i przetwarzania dokumentów i danych firmowych oferowana w chmurze, w modelu Software-as-a-service, dla klientów biznesowych.

DealDone jest również właścicielem portali www.platformainwestora.pl oraz www.sprzedamfirme.com, dzięki którym wspiera procesy transakcyjne związane ze sprzedażą firmy, pozyskaniem kapitału i znalezieniu inwestorów na projekt. 

W 2025 roku DealDone dołączyła do międzynarodowej platformy Dealsuite (www.dealsuite.com), wspierającej profesjonalistów w obszarze fuzji i przejęć (M&A). Dzięki tej współpracy możemy jeszcze skuteczniej odpowiadać na potrzeby rynku, oferując naszym klientom VDR SECUDO – bezpieczne i intuicyjne rozwiązanie do zarządzania dokumentacją w procesach transakcyjnych. Połączenie globalnego zasięgu Dealsuite z naszym narzędziem znacząco zwiększa komfort i efektywność realizacji transakcji M&A.