• Bartłomiej Dmitruk

Profesjonalna digitalizacja dokumentacji medycznej z wykorzystaniem VDR SECUDO

Od 2021 roku placówki medyczne mają obowiązek podłączenia się do Systemu e-zdrowie (P1). To narzuca niejako elektroniczną formę dokumentacji medycznej i ma swoje znaczące konsekwencje dla placówek medycznych w odniesieniu do dokumentacji medycznej z poprzednich lat.





Czym jest System e-zdrowie (P1)?


Zgodnie z definicją Centrum e-zdrowia, System e-zdrowie (P1) umożliwia gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie zasobów cyfrowych o zdarzeniach medycznych pacjentów oraz indeksów elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM). System obejmuje zasięgiem wszystkie podmioty medyczne, niezależnie od źródła finansowania udzielanych w nich świadczeń.

System e-zdrowie (P1) tworzą cyfrowe usługi (e-recepta, e-skierowanie, EDM, ZM), aplikacje (Internetowe Konto Pacjenta, mojeIKP, gabinet.gov.pl) oraz rozwiązania usprawniające procesy planowania i realizacji świadczeń ochrony zdrowia.


Jakie dokumenty powinny być w formie elektronicznej?


Od 2021 r. podstawową formą prowadzenia dokumentacji medycznej jest postać elektroniczna. W ograniczonym zakresie dopuszczalne jest również prowadzenie dokumentacji papierowej. Przepisy pozwalają na to w przypadku, gdy na drodze formy elektronicznej stoją niewystarczające warunki organizacyjno-techniczne.


W formie papierowej może też pozostać karta przebiegu ciąży oraz książeczka zdrowia dziecka. Z digitalizacji wyłączona jest dokumentacja medyczna, która stanowi materiał archiwalny w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.


Jeśli jednak pozwalają na to warunki, organizacyjno-techniczne, dokumentacja medyczna (poza wskazanymi przypadkami) powinna zostać zdigitalizowana.


Ponadto w formie elektronicznej powinny być wytwarzane i prowadzone:

  • recepty,

  • skierowania,

  • informacje o rozpoznaniu choroby, problemu zdrowotnego lub urazu, wynikach przeprowadzonych badań, przyczynie odmowy przyjęcia do szpitala, udzielonych świadczeniach zdrowotnych oraz ewentualnych zaleceniach – w przypadku odmowy przyjęcia pacjentów do szpitala,

  • informacje dla lekarzy kierujących świadczeniobiorców do poradni specjalistycznych bądź leczenia szpitalnego o rozpoznaniu, sposobie leczenia, rokowaniu, ordynowanych lekach, środkach spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego i wyrobach medycznych, w tym okresie ich stosowania i sposobie dawkowania oraz wyznaczonych wizytach kontrolnych,

  • karty informacyjne z leczenia szpitalnego,

  • karty szczepień.


Jak długo należy przechowywać dokumentację medyczną?


Zgodnie z Ustawą z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta dokumentację medyczną przechowuje się przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Do wyjątków należą:

  • dokumentacja medyczna w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia (30 lat od końca roku, w którym nastąpił zgon);

  • zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza dokumentacją medyczną pacjenta (10 lat od końca roku, w którym wykonano zdjęcie);

  • skierowania na badania lub zlecenia lekarza, które są przechowywane przez (5 lat od końca roku, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia);

  • dokumentacja medyczna dotycząca dzieci do ukończenia 2. roku życia (22 lata).

Jak prawidłowo digitalizować dokumenty?


Zgodnie z art. 13b Ustawy z 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia, digitalizacja dokumentacji medycznej oznacza zmianę postaci dokumentacji medycznej prowadzonej i przechowywanej w postaci papierowej na postać elektroniczną poprzez odwzorowanie cyfrowe.


Zeskanowane dokumenty będą równoważne z oryginałem pod warunkiem, że opatrzone zostaną:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym;

  • podpisem zaufanym;

  • lub podpisem osobistym przez osobę do tego upoważnioną do potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej.

Czy dokumenty w formie papierowej można zniszczyć po digitalizacji?


Zgodnie z przepisami ten sam dokument nie może być przechowywany jednocześnie w formie elektronicznej i papierowej. Dlatego po zdigitalizowaniu i zarchiwizowaniu dokumentację papierową należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła. Nie można tego zrobić od razu - wcześniej należy poinformować pacjenta o digitalizacji jego dokumentacji, a także wyznaczyć mu minimum roczny termin odbioru papierowych dokumentów. Dokumentację taką może odebrać zarówno sam pacjent jak i jego przedstawiciel ustawowy, bądź inna osoba przez niego upoważniona. Należy jednak pamiętać, że zniszczenie papierowych dokumentów nie zwalnia z obowiązku przestrzegania terminów przechowywania dokumentacji, wskazanych w art. 29. ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (terminy wymienione powyżej).


Digitalizacja dokumentacji medycznej – komu można ją powierzyć?


Art. 13b Ustawy systemie informacji w ochronie zdrowia wskazuje usługodawcę jako podmiot, który może dokonać zmiany postaci dokumentacji medycznej. Wiąże się to z koniecznością autoryzacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.


Profesjonalna digitalizacja dokumentacji medycznej to proces wymagający doświadczenia i odpowiedniego przygotowania zarówno po stronie placówki medycznej jak i firmy świadczącej taką usługę.


Digitalizacja zasadniczo oznacza zeskanowanie fizycznego dokumentu w celu utworzenia kopii cyfrowej, którą można bezpiecznie przechowywać i udostępniać. Typowy proces digitalizacji obejmuje następujące kroki:


  • Określenie celu i zakresu digitalizacji,

  • Ocena tego, co jest w twoim aktualnym archiwum,

  • Określenie, w jaki sposób dokumenty mają być dostępne,

  • Zidentyfikowanie i zlokalizowanie zasobów ludzkich i sprzętu,

  • Przetestowanie próbki swoich dokumentów,

  • Skanowanie, indeksowanie/odpowiedni opis i przechowywanie dokumentów.

Wiele placówek medycznych odwleka moment digitalizacji dokumentacji i obawia się rozpoczęcia takiego projektu oraz związanych z nim kosztów. Właściwe zaplanowanie procesu digitalizacji oraz jego odpowiednie przeprowadzenie znacząco poprawia efektywność pracy oraz ułatwia codzienne funkcjonowanie zarówno kadry zarządzającej jak i pracowników placówki medycznej.


Właściwie przygotowana digitalizacja i archiwizacja dokumentów medycznych, czyli zamiana tradycyjnych dokumentów papierowych na pliki w formie elektronicznej, to znaczące zwiększenie efektywności pracy, przy zachowaniu pełnej poufności i bezpieczeństwa dokumentów i danych medycznych.


DealDone oferuje kompleksowe usługi digitalizacji dokumentów obejmujące w szczególności:

  • porządkowanie i przygotowanie dokumentów do skanowania,

  • skanowanie dokumentów w najwyższej jakości, w wielu formatach plików,

  • indeksowanie dokumentów według agendy Klienta,

  • utrwalenie wszystkich dokumentów w formie elektronicznej na szyfrowanych nośnikach danych,

  • wgrywanie i udostępnianie dokumentów w bezpiecznym, elektronicznym repozytorium danych VDR SECUDO.

DealDone oferuje możliwość przechowywania dokumentacji w bezpiecznych, certyfikowanych archiwach, w wybranych lokalizacjach w Polsce.


Co to jest Virtual Data Room SECUDO?


Virtual Data Room SECUDO, zwany też VDR’em lub po polsku Wirtualnym Pokojem Danych, to system oferowany jako usługa w chmurze obliczeniowej do poufnej i bezpiecznej komunikacji oraz udostępniania danych i dokumentów.


Virtual Data Room jest systemem zamkniętym, o ponadprzeciętnie wysokim bezpieczeństwie, do którego dostęp mają wyłącznie osoby uprawnione i zaproszone do systemu. VDR jest najczęściej oferowany jako Software-as-a-service, czyli jako usługa wynajmu systemu, płatna w oparciu o model abonamentowy. Opłaty naliczane są najczęściej miesięcznie, na podstawie wykorzystanej przestrzeni chmury obliczeniowej, liczby użytkowników oraz dostępnych funkcjonalności.


VDR SECUDO może być wykorzystywany między innymi jako repozytorium danych i dokumentów medycznych na potrzeby digitalizacji, archiwizacji i udostępnienia zdigitalizowanych danych w systemie P1 przez placówki medyczne.


O nas


DealDone jest wyspecjalizowaną firmą, oferującą wysokiej jakości produkty z dziedziny bezpieczeństwa informacji i danych. Oferujemy usługi digitalizacji oraz oprogramowanie w zakresie nowoczesnych technologii obiegu informacji poufnych, informacji niejawnych, danych wrażliwych oraz digitalizacji, zabezpieczania, szyfrowania i udostępnienia danych i dokumentów wewnątrz i na zewnątrz organizacji.


Od 10 lat DealDone specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań związanych z digitalizacją, archiwizacją i udostępnieniem dokumentów w formie Document Management System (DMS) lub Virtual Data Room (VDR). Firma samodzielnie opracowała i wprowadziła do sprzedaży system VDR SECUDO. SECUDO to platforma bezpiecznej digitalizacji, archiwizacji, wymiany i przetwarzania dokumentów i danych firmowych oferowana w chmurze, w modelu Software-as-a-service, dla klientów biznesowych.

13 wyświetleń

Ostatnie posty

Zobacz wszystkie