Word Viewer w VDR SECUDO - edycja i praca wspólna bezpośrednio w VDR

Dokumenty transakcyjne żyją w nieustannym obiegu - drafty, komentarze, poprawki prawników i doradców, uwagi zarządu. Do tej pory każda zmiana wymagała pobrania pliku, edycji w desktopowym Word i ponownego wgrania do data roomu. Dziś to się zmienia. W VDR SECUDO uruchamiamy wbudowany Word Viewer - pełnoprawny edytor dokumentów .docx dostępny bezpośrednio w przeglądarce, bez konieczności instalowania jakiegokolwiek oprogramowania.

Dlaczego Word Viewer w VDR ma sens

Virtual data roomy służą przede wszystkim do udostępniania i weryfikacji dokumentów w bezpieczny sposób. Problem w tym, że „wymiana" tradycyjnie oznaczała ciągłe pobieranie i wgrywanie plików - każda iteracja to ryzyko pracy na nieaktualnej wersji, zgubionego komentarza albo pliku wysłanego mailem poza kontrolowaną strefę.

Word Viewer eliminuje tę pętlę. Dokument pozostaje w VDR, a wszyscy uprawnieni uczestnicy procesu - doradcy, audytorzy, prawnicy, management - pracują na tym samym pliku, w tym samym środowisku, z pełną historią zmian.

Komentarze i praca w zespole

Kluczową funkcją dla procesów due diligence jest możliwość dodawania komentarzy bezpośrednio do fragmentów dokumentu - bez potrzeby wysyłania maili czy tworzenia osobnych notatek. W widoku Komentarze każdy uczestnik widzi wątki w czasie rzeczywistym i może odpowiadać w kontekście konkretnego fragmentu tekstu.

Komentarze są przypisane do konkretnego miejsca w dokumencie i widoczne dla wszystkich uprawnionych użytkowników. Wątki odpowiedzi pozwalają prowadzić ustrukturyzowaną dyskusję bez opuszczania VDR - co szczególnie przydaje się przy wieloetapowych procesach M&A, gdzie w obiegu uczestniczą dziesiątki stron.

Przykład z życia: Przy jednym z projektów due diligence analityk zostawia komentarz przy sekcji Key Findings z prośbą o aktualizację wyceny ryzyka. Prawnik odpowiada w tym samym wątku, wskazując konkretny paragraf umowy. Wszystko zostaje w VDR - bez jednego maila.

Śledzenie zmian - pełna historia edycji

W trybie Śledzenia zmian każda modyfikacja jest oznaczona autorem i datą. Insercje i usunięcia są wyraźnie wizualizowane - wstawiony tekst podkreślony na zielono, usunięty przekreślony na czerwono. Każdą zmianę można zaakceptować lub odrzucić jednym kliknięciem.

Panel po prawej stronie pozwala filtrować zmiany według użytkownika lub daty. Każda para zmian jest zgrupowana, więc recenzent jednym spojrzeniem widzi, co i kto zmienił - bez potrzeby ręcznego porównywania wersji.

Dla dokumentów prawnych i finansowych śledzenie zmian to standard pracy. Word Viewer implementuje go w pełni, zachowując kompatybilność z formatem .docx - pliki otwarte w Microsoft Word zachowają wszystkie adnotacje bez utraty danych.

Pełny zestaw funkcji edytora

Word Viewer to nie przeglądarka - to kompletny edytor. Pasek narzędzi oferuje wszystkie operacje niezbędne do pracy z dokumentem transakcyjnym:

Zarządzanie dokumentem

• Zapisz - zapisywanie dokumentu bezpośrednio w VDR

• Cofnij / Ponów - pełna historia cofania i ponawiania zmian

• Znajdź - wyszukiwanie tekstu w całym dokumencie

• Schowek - operacje kopiuj/wklej

Zawartość i struktura

• Obraz - wstawianie grafik do treści dokumentu

• Tabela - wstawianie i edycja tabel (kluczowe przy zestawieniach finansowych)

• Łącze - dodawanie hiperłączy do sekcji lub zasobów zewnętrznych

• Zakładka - wstawianie zakładek nawigacyjnych

• Spis treści - automatyczne generowanie na podstawie struktury nagłówków

Układ strony

• Nagłówek i stopka - edycja nagłówka i stopki strony

• Ustawienia strony - konfiguracja marginesów, orientacji i rozmiaru

• Numer strony - wstawianie numeracji

• Odstęp - zarządzanie odstępami między akapitami

Formularze i pola dynamiczne

• Pola formularza - wstawianie interaktywnych pól wymagających uzupełnienia

• Zaktualizuj pole - odświeżanie dynamicznych pól (daty, spisu treści)

Formatowanie tekstu (panel prawy)

• Wybór kroju i rozmiaru czcionki

• Pogrubienie, kursywa, podkreślenie, przekreślenie

• Indeks górny i dolny

• Kolor czcionki i kolor tła tekstu

• Style akapitu: Normalna, Nagłówek 1–6

• Wyrównanie: do lewej, do środka, do prawej, justowanie

• Listy punktowane i numerowane

• Wcięcia i znaczniki formatowania

Dla kogo jest to rozwiązanie

Word Viewer w SECUDO jest zaprojektowany z myślą o środowiskach, gdzie liczy się kontrola nad dokumentem i bezpieczeństwo danych:

• Procesy M&A i due diligence - wielostronne przeglądy dokumentacji bez ryzyka wycieku plików poza VDR

• Audyty finansowe i prawne - praca na jednej, aktualnej wersji dokumentu z pełną historią zmian

• Przygotowanie dokumentacji regulacyjnej - komentarze i akceptacja zmian w kontrolowanym środowisku

• Wewnętrzny obieg dokumentów w firmach doradczych i kancelariach prawnych

  
  

Cały przepływ - od udostępnienia dokumentu, przez komentarze i edycję, aż po finalne zatwierdzenie wersji - odbywa się w jednym, kontrolowanym środowisku. Żadnych plików poza VDR. Żadnych maili z załącznikami. Żadnych wątpliwości, która wersja jest aktualna.

Word Viewer jest już dostępny w VDR SECUDO

Funkcja jest dostępna dla wszystkich użytkowników VDR SECUDO na platformie dealdone.pl. Nie wymaga dodatkowej konfiguracji - wystarczy otworzyć plik .docx z poziomu data roomu.

Masz pytania lub chcesz zobaczyć Word Viewer w działaniu? Skontaktuj się z nami lub umów demonstrację na dealdone.pl.

O nas

DealDone jest wyspecjalizowaną firmą, oferującą wysokiej jakości produkty z dziedziny bezpieczeństwa informacji i danych. Oferujemy usługi digitalizacji oraz oprogramowanie w zakresie nowoczesnych technologii obiegu informacji poufnych, informacji niejawnych, danych wrażliwych oraz digitalizacji, zabezpieczania, szyfrowania i udostępnienia danych i dokumentów wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Od ponad 15 lat DealDone specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań związanych z digitalizacją, archiwizacją i udostępnieniem dokumentów w formie Document Management System (DMS) lub Virtual Data Room (VDR).

DealDone samodzielnie opracowała i wprowadziła do sprzedaży system VDR SECUDO. SECUDO to platforma bezpiecznej digitalizacji, archiwizacji, wymiany i przetwarzania dokumentów i danych firmowych oferowana w chmurze, w modelu Software-as-a-service, dla klientów biznesowych.

DealDone jest również właścicielem portali www.platformainwestora.pl oraz www.sprzedamfirme.com, dzięki którym wspiera procesy transakcyjne związane ze sprzedażą firmy, pozyskaniem kapitału i znalezieniu inwestorów na projekt.