Excel Viewer w VDR Secudo - przeglądaj arkusze kalkulacyjne bez pobierania i bez ryzyka

W procesach due diligence, audytach czy codziennej wymianie dokumentów firmowych pliki Excel to absolutna podstawa. Prognozy finansowe, modele wyceny, zestawienia kosztów, dane operacyjne - wszystko ląduje w arkuszach. I właśnie dlatego sposób w jaki te pliki są udostępniane ma ogromne znaczenie dla bezpieczeństwa i wygody pracy.

Secudo Virtual Data Room wdraża teraz wbudowany Excel Viewer - funkcjonalność która zmienia sposób pracy z arkuszami kalkulacyjnymi w bezpiecznym środowisku wymiany dokumentów.

Problem który rozwiązujemy

Do tej pory każdy plik Excel udostępniony w data roomie wymagał pobrania na lokalny dysk przed otwarciem. Z pozoru wygodne - w praktyce problematyczne z kilku powodów.

Po pierwsze, pobrany plik żyje własnym życiem. Trafia na dysk laptopa, może zostać skopiowany na pendrive, przesłany dalej emailem, otwarty na niezabezpieczonym urządzeniu. Właściciel dokumentu traci kontrolę w momencie kliknięcia "pobierz".

Po drugie, nie każdy odbiorca ma zainstalowanego Microsoft Excel. Współpraca z zewnętrznymi doradcami, kancelariami czy partnerami zagranicznymi oznaczała dotąd konieczność weryfikacji czy druga strona w ogóle może otworzyć plik - albo prośby o konwersję do PDF która niszczy formuły i interaktywność arkusza.

Po trzecie, w środowiskach regulowanych - bankowość, M&A, audyt - każde niekontrolowane pobranie dokumentu to potencjalny problem compliance i ślad który trzeba wyjaśniać.

Co daje Excel Viewer w VDR Secudo?

Przeglądanie bez pobierania

Pliki Excel otwierają się bezpośrednio w przeglądarce, w interfejsie Secudo, bez konieczności zapisywania ich lokalnie. Użytkownik widzi arkusz - wszystkie zakładki, dane, formatowanie - ale plik nie opuszcza chronionego środowiska data roomu.

To fundamentalna zmiana z perspektywy bezpieczeństwa: właściciel dokumentu zachowuje pełną kontrolę nad tym kto, kiedy i jak długo miał dostęp do konkretnego pliku. Każde otwarcie jest rejestrowane w audit logu z dokładnym znacznikiem czasu i informacją o użytkowniku.

Zero instalacji po stronie odbiorcy

Excel Viewer działa w przeglądarce - Chrome, Firefox, Safari, Edge - bez żadnych wtyczek ani dodatkowego oprogramowania. Odbiorca dokumentu nie musi mieć zainstalowanego Microsoft Office, LibreOffice ani żadnego innego narzędzia.

W praktyce oznacza to że możesz udostępnić model finansowy prawnikowi w Londynie, doradcy w Warszawie i inwestorowi w Dubaju - i każdy z nich otworzy go jednym kliknięciem, niezależnie od tego czego używa na co dzień.

Zabezpieczenie plików i watermarking

Dokumenty otwierane przez Excel Viewer mogą być objęte dynamicznym watermarkingiem - każda strona jest oznaczana danymi użytkownika który aktualnie przegląda plik. Jeśli ktoś zrobi zrzut ekranu i udostępni go dalej, na dokumencie będą widoczne jego dane identyfikacyjne.

Dodatkowo właściciel data roomu może precyzyjnie określić uprawnienia: tylko podgląd, podgląd z możliwością druku, lub pełny dostęp z możliwością pobrania. Ta granulacja uprawnień była wcześniej trudna do egzekwowania - teraz jest wbudowana w mechanizm przeglądarki plików.

Szybkość i wygoda pracy

W intensywnych procesach due diligence analitycy przeglądają dziesiątki lub setki plików dziennie. Każde dodatkowe kliknięcie, każde oczekiwanie na pobranie i otwarcie aplikacji to strata czasu która się kumuluje. Excel Viewer otwiera pliki natychmiast, w tym samym oknie przeglądarki, bez przerywania przepływu pracy.

Przełączanie między zakładkami arkusza, przewijanie dużych tabel, przeglądanie formuł - wszystko działa płynnie bezpośrednio w interfejsie VDR Secudo.

Wersjonowanie i zapisywanie zmian

Użytkownicy, którzy mają nadane uprawnienia do edycji i zmian w Excel Viewerze, mogą zapisywać zmiany w kolejnej wersji danego dokumentu.

Kto skorzysta najbardziej?

Transakcje M&A i due diligence - to środowisko gdzie bezpieczeństwo dokumentów finansowych jest absolutnym priorytetem. Excel Viewer eliminuje niekontrolowane kopie modeli wyceny i prognoz finansowych krążące w skrzynkach email uczestników procesu.

Audyty i badania finansowe - wymiana dokumentów między spółką a audytorem wymaga pełnego śladu kto co i kiedy widział. Audit log Secudo w połączeniu z Excel Viewerem daje tę pewność bez dodatkowej biurokracji.

Zarządy i rady nadzorcze - materiały na posiedzenia, raporty finansowe, budżety. Dokumenty które powinny być dostępne dla uprawnionych osób, ale nie powinny wychodzić poza kontrolowane środowisko.

Kancelarie prawne i doradcy - praca z dokumentami klienta bez ryzyka że poufne dane trafią na prywatny dysk współpracownika lub zewnętrznego eksperta.

Bezpieczeństwo jako fundament, nie dodatek

Excel Viewer w VDR Secudo jest zbudowany na tej samej architekturze bezpieczeństwa co cały data room - szyfrowanie end-to-end, granularne uprawnienia dostępu, pełny audit trail i blockchain-based integrity verification dokumentów.

Dodanie wygody przeglądania nie odbywa się kosztem bezpieczeństwa - wręcz przeciwnie. Eliminując konieczność pobierania plików, Excel Viewer zamyka jeden z głównych wektorów wycieku poufnych danych w procesach wymiany dokumentów.

Jak zacząć?

Excel Viewer jest dostępny dla wszystkich użytkowników VDR Secudo bez dodatkowych opłat ani konfiguracji. Pliki .xlsx i .xls otwierają się automatycznie w wbudowanej przeglądarce po kliknięciu w data roomie.

Jeśli jeszcze nie korzystasz z VDR Secudo - zapraszamy do kontaktu i bezpłatnego okresu próbnego. Przekonaj się jak bezpieczna i wygodna może być wymiana dokumentów w Twojej organizacji.

O nas

DealDone jest wyspecjalizowaną firmą, oferującą wysokiej jakości produkty z dziedziny bezpieczeństwa informacji i danych. Oferujemy usługi digitalizacji oraz oprogramowanie w zakresie nowoczesnych technologii obiegu informacji poufnych, informacji niejawnych, danych wrażliwych oraz digitalizacji, zabezpieczania, szyfrowania i udostępnienia danych i dokumentów wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Od ponad 15 lat DealDone specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań związanych z digitalizacją, archiwizacją i udostępnieniem dokumentów w formie Document Management System (DMS) lub Virtual Data Room (VDR).

DealDone samodzielnie opracowała i wprowadziła do sprzedaży system VDR SECUDO. SECUDO to platforma bezpiecznej digitalizacji, archiwizacji, wymiany i przetwarzania dokumentów i danych firmowych oferowana w chmurze, w modelu Software-as-a-service, dla klientów biznesowych.

DealDone jest również właścicielem portali www.platformainwestora.pl oraz www.sprzedamfirme.com, dzięki którym wspiera procesy transakcyjne związane ze sprzedażą firmy, pozyskaniem kapitału i znalezieniu inwestorów na projekt.