Najczęstsze błędy podczas korzystania z wirtualnych data roomów i jak ich unikać

Wirtualne data roomy (Virtual Data Rooms) to nieodłączny element nowoczesnych procesów inwestycyjnych. Pozwalają bezpiecznie udostępniać dokumentację w ramach fuzji i przejęć (M&A), due diligence, IPO, finansowania dłużnego czy transakcji nieruchomościowych. Mimo że technologia znacząco usprawnia pracę, to niewłaściwe wdrożenie lub brak doświadczenia może prowadzić do kosztownych błędów, a nawet zniweczyć transakcję.

Nie popełniaj tych błędów prowadząc projekt w VDR

Poniżej omawiamy najczęstsze problemy pojawiające się podczas pracy z VDR i podpowiadamy, jak ich skutecznie unikać.

1.  Brak odpowiedniego przygotowania dokumentacji projektowej do VDR

Opis błędu:

Jednym z najczęstszych błędów jest zbyt pośpieszne lub chaotyczne dodawanie plików do VDR. Dokumenty są nieuporządkowane, mają niespójne nazwy, brakuje im wersjonowania lub są nieaktualne.

Skutki:

• Chaos informacyjny i trudności w nawigacji po VDR

• Zmniejszenie wiarygodności firmy w oczach inwestora

• Ryzyko przeoczenia kluczowych danych podczas due diligence

  
  

Jak unikać:

• Przygotuj strukturę folderów (najlepiej opartą na checkliście DD)

• Stosuj spójne nazewnictwo plików (np. „01_Finanse_2024_Q1.xlsx”)

• Wdróż wewnętrzny przegląd dokumentów zanim trafią do VDR

• Oznacz wersje robocze i finalne. Unikaj dublowania danych

2. Zbyt szerokie lub nieprawidłowe uprawnienia dostępu do VDR

Opis błędu:

Zdarza się, że wszyscy użytkownicy otrzymują te same uprawnienia lub dostęp jest nadany bez precyzyjnej kontroli. Przykładem może być inwestor z konkurencyjnej firmy, który zyskuje wgląd do wrażliwych informacji operacyjnych.

Skutki:

• Ryzyko wycieku poufnych danych

• Naruszenie zasad RODO lub NDA

• Brak kontroli nad tym, kto oglądał konkretne dokumenty

  
  

Jak unikać:

• Wykorzystuj mechanizmy ról i grup użytkowników (np. zarząd, doradcy, inwestorzy)

• Przyznawaj dostęp na zasadzie minimum potrzebnych informacji (need-to-know)

• Regularnie audytuj dostęp – logi aktywności pokażą, kto widział co i kiedy

• Wybieraj VDR z opcją czasowego lub warunkowego dostępu (np. tylko po podpisaniu NDA)

3. Zaniedbanie zabezpieczeń haseł i uwierzytelniania

Opis błędu:

Użytkownicy często nie zmieniają domyślnych haseł, korzystają z tych samych danych do wielu serwisów lub nie aktywują dostępnych zabezpieczeń.

Skutki:

• Podwyższone ryzyko nieautoryzowanego dostępu

• Możliwość naruszenia danych finansowych, personalnych lub prawnych

• Naruszenie zasad compliance i polityk korporacyjnych

  
  

Jak unikać:

• Wymuszaj silne hasła oraz ich regularną zmianę

• Aktywuj  2FA lub MFA (Multi-Factor Authentication) – szczególnie dla użytkowników z dostępem do kluczowych danych

• Używaj SSO (Single Sign-On), jeśli VDR na to pozwala

• Regularnie przeglądaj konta nieaktywne i usuwaj w trakcie projektu

4. Brak monitorowania aktywności użytkowników

Opis błędu:

Administratorzy nie korzystają z dostępnych narzędzi analitycznych w VDR. Brakuje wiedzy, kto przeglądał jakie dokumenty, ile czasu na nich spędził, jakie pliki pobrano.

Skutki:

• Brak transparentności i utracona szansa na weryfikację zainteresowania ofertą

• Trudności w identyfikacji potencjalnych "red flagów" po stronie inwestora

• Możliwość niezauważonego wycieku danych

  
  

Jak unikać:

• Regularnie analizuj heatmapy, raporty logów i statystyki przeglądania

• Wnioskuj, które obszary interesują inwestora najbardziej (np. HR, umowy IP, patenty)

• Reaguj na nietypowe zachowania – np. masowe pobieranie dokumentów przez jednego użytkownika

5. Nieprzemyślana komunikacja wewnątrz VDR

Opis błędu:

Użytkownicy publikują niezweryfikowane komentarze, przesyłają poufne pytania do niewłaściwych osób lub w nieodpowiednim czasie publikują drafty umów.

Skutki:

• Nieporozumienia i potencjalne ryzyko prawne

• Brak kontroli nad wersjonowaniem i zatwierdzaniem informacji

• Osłabienie zaufania między stronami

  
  

Jak unikać:

• Opracuj jasne zasady komunikacji dla wszystkich stron

• Wykorzystuj moduły Q&A dostępne w VDR – centralizują pytania i odpowiedzi

• Oznacz dokumenty jako „Draft / Do zatwierdzenia”

• Wprowadź system zatwierdzania publikacji (np. review przed publikacją)

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę?

• Zadbaj o onboarding zespołu – nawet najlepszy VDR nie pomoże, jeśli użytkownicy nie będą wiedzieli, jak z niego korzystać

• Wybieraj rozwiązania VDR z lokalnym wsparciem i przejrzystą polityką bezpieczeństwa.

• Po zamknięciu projektu – nie zapomnij o odebraniu dostępów oraz archiwizacji danych projektu

Podsumowanie

Wirtualne data roomy to dziś nie tylko narzędzie IT, ale także fundament budowania zaufania w transakcji. Profesjonalne podejście do ich wykorzystania – oparte na strukturze, bezpieczeństwie i analizie – zwiększa szanse na sukces całego procesu.

Unikając opisanych błędów, możesz nie tylko przyspieszyć transakcję, ale też poprawić wizerunek Twojej organizacji w oczach inwestorów i doradców.

Chcesz uniknąć błędów i poprowadzić proces due diligence jak profesjonalista? Skontaktuj się z zespołem DealDone – doradzimy, skonfigurujemy i przeprowadzimy Cię przez każdy etap skutecznego korzystania z Virtual Data Room SECUDO.

O nas

DealDone jest wyspecjalizowaną firmą, oferującą wysokiej jakości produkty z dziedziny bezpieczeństwa informacji i danych. Oferujemy usługi digitalizacji oraz oprogramowanie w zakresie nowoczesnych technologii obiegu informacji poufnych, informacji niejawnych, danych wrażliwych oraz digitalizacji, zabezpieczania, szyfrowania i udostępnienia danych i dokumentów wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Od ponad 10 lat DealDone specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań związanych z digitalizacją, archiwizacją i udostępnieniem dokumentów w formie Document Management System (DMS) lub Virtual Data Room (VDR).

DealDone samodzielnie opracowała i wprowadziła do sprzedaży system VDR SECUDO. SECUDO to platforma bezpiecznej digitalizacji, archiwizacji, wymiany i przetwarzania dokumentów i danych firmowych oferowana w chmurze, w modelu Software-as-a-service, dla klientów biznesowych.

DealDone jest również właścicielem portali www.platformainwestora.pl oraz www.sprzedamfirme.com, dzięki którym wspiera procesy transakcyjne związane ze sprzedażą firmy, pozyskaniem kapitału i znalezieniu inwestorów na projekt.