• Bartłomiej Dmitruk

SECUDO jako zaawansowany system DMS do digitalizacji, organizacji i udostępniania dokumentacji

DMS (Document Management System) to angielska nazwa systemu do zarządzania dokumentami. Systemy DMS to platformy służące do digitalizacji, organizacji, zarządzania, przetwarzania i udostępniania dokumentów. Dają one możliwość zdalnego zarządzania dokumentacją firmową zarówno wewnętrznie w firmie, jaki w relacjach z zewnętrznymi partnerami biznesowymi.



Funkcje systemu DMS


Podstawowe funkcje systemów DMS oferowanych do zarządzania dokumentami:

  • Digitalizacja - w DMS mogą być digitalizowane dokumenty z wielu systemów używanych w firmie (np. dokumenty księgowe, projektowe, prawne, biznesowe);

  • Organizacja - dokumenty w DMS można katalogować w postaci projektów, folderów i podfolderów;

  • Uprawnienia – dobry DMS pozwala na bardzo elastyczny dobór uprawnień do dokumentów dla poszczególnych grup użytkowników. Uprawnienia pozwalają na tworzenie ról w systemie, w ramach których poszczególne grupy mają zdefiniowany zakres uprawnień do dokumentów oraz pracy wspólnej;

  • Funkcjonalności - DMS to system, który pozwala na wykonywanie różnych operacji na dokumentach. Zaczynając od przeglądania dokumentów, tagowania i szczegółowego wyszukiwania przy użyciu zaawansowanych technologii OCR, poprzez możliwość wersjonowania, scalania i pobierania w różnych formatach oraz powiadomień na temat zmian w dokumentach i przypisanych zadań;

  • Bezpieczeństwo – dobry system DMS powinien być odpowiednio zabezpieczony w zakresie baz danych, dostępu dla użytkowników, szyfrowania danych i dokumentów, bezpieczeństwa view’erów, czy też monitoringu aktywności poszczególnych użytkowników;

  • Zarządzanie obiegiem dokumentów (Workflow) – zaawansowane systemy DMS umożliwiają pracę wspólną na dokumentach oraz prowadzenie różnych prac projektowych. Zarządzanie obiegiem dokumentów w postaci workflow umożliwia przypisywanie i wykonanie określonych zadań związanych z projektem, grupą dokumentów lub dokumentem w ustalonej kolejności włącznie z takimi funkcjonalnościami jak modyfikacje i komentowanie dokumentów, aprobata lub odrzucenie zmian oraz możliwość podpisu elektronicznego dokumentu;

  • Monitoring i raporty – systemy DMS powinny pozwalać na bieżący aktywny monitoring aktywności i zdarzeń oraz przekrojowe raporty dotyczące dokumentów, użytkowników i ich pracy w systemie;

  • Archiwizacja — jeżeli dane nie są już wykorzystywane w systemie, powinny zostać zarchiwizowane. Właściwa archiwizacja powinna obejmować nie tylko dokumenty w danym projekcie, ale również dane użytkowników, uprawnienia oraz wszystkie aktywności, które miały miejsce w trakcie projektu. Zarchiwizowane dane można w każdej chwili odtworzyć i sprawdzić np. na potrzeby audytu.

Zalety systemów DMS


Systemy DMS są niezwykle funkcjonalne, a przy tym proste i przyjazne w obsłudze. Stanowią bardzo ważny element procesu cyfryzacji firm. Wśród ich zalet należy na pewno wymienić:

  • szybką i wygodną dostępność danych i dokumentów firmowych w postaci zdalnego repozytorium, dostępnego dla pracowników lub partnerów 24/7;

  • udoskonalenie pracy i komunikacji w ramach firmy w zakresie poszczególnych działów oraz z partnerami zewnętrznymi;

  • zaawansowane funkcjonalności pozwalające na pracę wspólną na dokumentach, workflow czy wyszukiwanie treści, przyczyniają się do zwiększenia wydajności pracy;

  • uporządkowanie dokumentacji firmowej i usprawnienie procesów firmowych;

  • oszczędność czasu potrzebnego na wprowadzanie i udostępnianie dokumentów;

  • minimalizację błędów związanych z obsługą dokumentów i ryzyka duplikacji danych;

  • obsługę wielu formatów i źródeł dokumentów.

System SECUDO jako zaawansowany DMS


System SECUDO oferuje wszystkie zaawansowane funkcjonalności niezbędne do zarządzania dokumentacją firmową jako Document Management System. Wieloletnie doświadczenia zebrane przy projektach typu Virtual Data Room pozwoliły nam na przygotowanie systemu, który spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa, umożliwia szybką i łatwą digitalizację danych i dokumentów. SECUDO to zaawansowany system DMS, który zapewnia funkcjonalności do zarządzania dokumentacją firmową, umożliwia pracę wspólną oraz workflow, pozwala na zaawansowane zarządzanie użytkownikami oraz nadawanie wielostopniowych uprawnień. SECUDO to także przyjazny i intuicyjny interfejs użytkownika, szybkie ładowanie dokumentów, dostęp 24/7 i możliwość pracy zdalnej.


Podsumowanie


Document Management System to kompleksowe narzędzie do zarządzania dokumentami, które umożliwia firmie szybszą, zdalną, łatwiejszą pracę i komunikację. Wspomaga realizację wielu procesów w firmie oraz współpracę z klientami i partnerami. System DMS jest alternatywą dla przechowywania dokumentów w tradycyjnej postaci – m.in. przyspiesza ich udostępnianie, wyszukiwanie, zapobiega zagubieniu, a także zaoszczędza przestrzeń biurową.


O nas


DealDone jest wyspecjalizowaną firmą, oferującą wysokiej jakości produkty z dziedziny bezpieczeństwa informacji i danych. Oferujemy usługi oraz oprogramowanie w zakresie nowoczesnych technologii obiegu informacji poufnych, informacji niejawnych, danych wrażliwych oraz digitalizacji, zabezpieczania, szyfrowania i udostępniania danych i dokumentów w wewnątrz i na zewnątrz organizacji.


DealDone samodzielnie opracowała i wprowadziła do sprzedaży system SECUDO. SECUDO to platforma bezpiecznej wymiany i przetwarzania informacji poufnych oferowana w modelu Software-as-a-Service dla klient w biznesowych.

4 wyświetlenia

Ostatnie posty

Zobacz wszystkie