Zespoły ds. relacji inwestorskich (IR) ogrywają kluczową rolę w wielu firmach, zarówno publicznych, jak i niepublicznych. Celem tego zespołu, oprócz działań związanych z wypełnianiem obowiązków informacyjnych, jest odpowiednie zarządzanie i dzielenie się informacjami ze wszystkimi zainteresowanymi stronami (akcjonariuszami, inwestorami, regulatorami, mediami czy otoczeniem lokalnym).
Skuteczne relacje inwestorskie to przede wszystkim działania proaktywne, mające na celu skrócenie czasu potrzebnego na wykonywanie rutynowych zadań administracyjnych przy jednoczesnym, ciągłym podnoszeniu jakości komunikacji z inwestorami i interesariuszami.
Dzięki tym działaniom inwestorzy mogą podejmować świadome i oparte na rzetelnych informacjach decyzje inwestycyjne. Zespoły Investor Relations są stymulatorami relacji spółki z jej otoczeniem rynkowym, stąd też muszą rozumieć, w jaki sposób wchodzić w relacje np. z inwestorami, aby zapewnić skuteczną komunikację, być widocznym i dostosowywać się do dynamicznie zmieniających się uwarunkowań rynkowych.
Technologia w relacjach inwestorskich, czyli Virtual Investor Relations
Wykorzystane relacji inwestorskich wiąże się bezpośrednio z odpowiednimi narzędziami, które można klasyfikować według wielu kryteriów. Jednym z nich jest podział ze względu na sposób przekazywania informacji tj. narzędzia komunikacji bezpośredniej, pośredniej i elektronicznej:
· Narzędzia komunikacji bezpośredniej oznaczają osobisty kontakt wszystkich zainteresowanych stron w postaci np. walnego zgromadzenie akcjonariuszy, spotkań otwartych, spotkań one-to-one, roadshow, konferencji domów maklerskich, czy dni otwartych dla inwestorów.
· Narzędzia komunikacji pośredniej mają najczęściej formę dokumentów wykorzystywanych podczas przygotowywania raportów okresowych, raportów bieżących, komunikatów do mediów, listów do akcjonariuszy, wywiadów prasowych, komunikatów do mediów, czy w prospektach emisyjnych.
· Narzędzia komunikacji elektronicznej mają szansę dotrzeć do największej liczby interesariuszy i w praktyce sprowadzają się do zastąpienia formy papierowej dokumentów formą elektroniczną. Do takich narzędzi zaliczamy: stronę internetową emitenta, newslettery, telekonferencje, mailingi, media społecznościowe, czaty internetowe, wideo, itp. Do takich narzędzi od niedawna zaliczane są również Virtual Data Rooms, których funkcjonalności i znaczenie wzrosło szczególnie w dobie pandemii COVID-19.
Szybsze wdrażanie technologii ma kluczowe znaczenie dla spółek, w których informacja stanowi czynnik cenotwórczy i ma bezpośredni wpływ na sytuację prawną, finansową czy marketingową spółki. Odpowiednia technologia jest także coraz ważniejsza dla inwestorów, którzy zamiast ciągłego polegania na zespole IR oczekują łatwiejszego dostępu do bieżących informacji o spółkach, ich historii oraz łatwego poruszania się po danych i dokumentach.
Wirtualne interakcje a pozyskiwanie kapitału w dobie pandemii
W nowych okolicznościach spowodowanych przez pandemię COVID-19 branża finansowa musiała zmodyfikować dotychczasowe standardy działania angażując się w przestrzeń cyfrową i całkowicie usuwając papier z procesu, jednocześnie poprawiając jakość informacji dostarczanych przez inwestorów. Proces te są widoczne zarówno w prywatnych transakcjach fuzji i przejęć (M&A) jak i w transakcjach na rynkach kapitałowych (ECM/DCM).
Poszukiwanie kapitału lub inwestora to coraz częściej całkowicie zdigitalizowany i wirtualny proces. Spotkania inicjujące transakcję, podpisanie NDA, proces due diligence, negocjacje i ostateczne podpisanie umowy SPA lub udostępnienie prospektu emisyjnego i zamknięcie transakcji na rynku kapitałowym przeniosły się do sieci lub maja formę hybrydową.
Rozwiązania technologiczne wspierają zespoły Investor Relations oraz poprawiają komunikację z inwestorami, przejrzystość i sprawozdawczość spółek
Nowa, wirtualna forma prowadzenia relacji inwestorskich i transakcji wymaga odpowiednich narzędzi umożliwiających bezpieczną i efektywną komunikację i pracę wielu zespołów zaangażowanych podczas transakcji. Taką formę zapewniają profesjonalne rozwiązania typu Virtual Data Room. Korzystanie z Virtual Data Room buduje zaufanie wśród firm i ich inwestorów, świadczy o profesjonalnym podejściu zespołów ds. Relacji inwestorskich do pracy z użytkownikami i dokumentami.
Za pośrednictwem Virtual Data Room inwestorzy mogą w dowolnym momencie przeglądać dokumenty, raporty lub analizy bez konieczności kontaktowania się z działem IR. Wszystkie informacje, których potrzebują, mają przygotowane na wyciągnięcie ręki, co znacząco oszczędza ich czas. Technologia typu Virtual Data Room umożliwia dostosowanie, zautomatyzowanie, dostępność i dystrybucję działań informacyjnych w ramach relacji inwestorskich we właściwym czasie i zakresie.
Z drugiej strony Spółka wraz z zespołem ds. Relacji inwestorskich korzystając z Virtual Data Room do komunikacji z inwestorami ma wszystko w jednym miejscu pod kontrolą oraz z pełnym monitoringiem aktywności wszystkich użytkowników. Wiadome jest kto ma dostęp do portalu VDR, jakie ma uprawnienia i jakie dokumenty przegląda, pobiera czy drukuje. Dodatkowo VDR często daje możliwość zadawania pytań do konkretnych dokumentów i możliwość interakcji z użytkownikami. Daje to znakomite możliwości dodatkowej komunikacji z inwestorami i pracy w jednym, bezpiecznym środowisku.
Virtual Data Room SECUDO – profesjonalne narzędzie do prowadzenia relacji inwestorskich
Virtual Data Room SECUDO to rozwiązanie do prowadzenia projektów wymagających bezpieczeństwa, poufności oraz stałego monitoringu aktywności użytkowników. Daje ono możliwość bezpiecznego udostępniania plików i dokumentów, ich szyfrowania i przetwarzania oraz ostatecznego konwertowania do zabezpieczonych formatów.
Każdy z prowadzonych w VDR SECUDO projektów daje możliwość przygotowania struktury dokumentów, własnego lub automatycznego indeksu dokumentów i szybkiego wgrywania plików. Duże pliki są zmniejszane, rozdzielczość zeskanowanych dokumentów zostaje zwiększona, a wszystkie dokumenty mają nałożony znak wodny w celu zapewnienia większego bezpieczeństwa i kontroli nad treścią wrażliwych dokumentów. Tak przygotowane dane i dokumenty są gotowe do udostępnienia uprawnionym użytkownikom.
Nadawanie uprawnień w Virtual Data Room SECUDO odbywa się na poziomie indywidualnym, co pozwala precyzyjnie określić, które osoby lub grupy uzyskują dostęp do jakich dokumentów i w jakim zakresie. Ma to ogromne znaczenie przy pracy z różnymi grupami inwestorów. Całkowity wgląd do dokumentacji w danym pokoju danych ma tylko osoba z rolą Administratora. Oznacza to, że mogą oni tworzyć foldery, dodawać dokumenty, oglądać je w systemie, pobierać (oryginał, PDF, zaszyfrowany PDF) oraz drukować. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku Użytkowników. Samo zaproszenie ich do projektu nie powoduje, że otrzymują̨ oni dostęp do dokumentacji. Aby tak się stało należy nadać im odpowiednie uprawnienia. Istotne jest to, że możemy dla każdego folderu, a nawet pliku nadać odmienne uprawnienia wybranym użytkownikom.
Szalenie istotne jest to, że w VDR SECUDO poszczególni inwestorzy (np. zarządzający i analitycy z jednego TFI) mogą się widzieć w ramach jednej grupy, ale nie widzą pozostałych inwestorów (np. zarządzających i analityków z jednego OFE). VDR SECUDO daje możliwość pracy i komunikacji w przypisanych grupach oraz komunikacji z zespołem ds. relacji inwestorskich.
Zespół IR ma z drugiej strony w VDR SECUDO możliwość szybkiej analizy, którzy inwestorzy są najbardziej aktywni, jakie dokumenty cieszą się największym zainteresowaniem i czego szukają inwestorzy w przekazywanych dokumentach i danych.
Funkcjonalności i interfejs VDR SECUDO zostały dobrane w taki sposób, aby zapewnić użytkownikom (zespołom IR, inwestorom, interesariuszom) przyjemną i jednocześnie bezpieczną pracę z dokumentami. Co więcej VDR SECUDO to dzisiaj kompletne narzędzie do pracy zdalnej, które w warunkach pandemii może zapewnić inwestorom i emitentom ciągłość działania oraz komfortowe i efektywne warunki pracy w przestrzeni wirtualnej.
O nas
DealDone jest wyspecjalizowaną firmą, oferującą wysokiej jakości produkty z dziedziny bezpieczeństwa informacji danych. Oferujemy usługi oraz oprogramowanie w zakresie nowoczesnych technologii obiegu informacji poufnych, informacji niejawnych, danych wrażliwych oraz digitalizacji, zabezpieczania, szyfrowania i udostępniania danych i dokument w wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
DealDone samodzielnie opracowała i wprowadziła do sprzedaży system Virtual Data Room SECUDO. VDR SECUDO to platforma bezpiecznej wymiany i przetwarzania informacji poufnych oferowana w modelu Software-as-a-Service dla klient w biznesowych, w formie wirtualnych pokoi danych.