Czym jest Q&A w procesie due diligence?
Podczas transakcji fuzji i przejęć (M&A) lub procesie inwestycyjnym kupujący / inwestorzy chcą poznać każdy szczegół dotyczący firmy lub aktywów, które potencjalnie nabywają. Badanie spółki czy aktywa, zwane profesjonalnie procesem due diligence, jest niezbędne do właściwej wyceny oraz do podjęcia ostatecznej decyzji inwestycyjnej.
Q&A to funkcjonalność do zadawania, odpowiadania i omawiania pytań dotyczących projektu lub transakcji w Virtual Data Room. Proces Q&A daje kupującym, analitykom i ekspertom w danej dziedzinie możliwość wymiany i pracy nad pytaniami i odpowiedziami. Taka wymiana informacji zapewnia, że wszystkie niezbędne dokumenty są dostarczone, wątpliwości wyjaśnione i ostatecznie dostarczone dane i informacje są zrozumiałe dla potencjalnych inwestorów czy kupujących. Dlatego Q&A jest uważany za krytyczny obszar w procesie due diligence.
Więcej na temat due diligence oraz vendor due diligence znajdziecie w innych artykułach na naszym blogu:
proces due diligence z wykorzystaniem VDR SECUDO: https://www.dealdone.pl/post/proces-due-diligence-z-wykorzystaniem-virtual-data-room
Q&A w Virtual Data Room SECUDO – profesjonalna komunikacja podczas procesu due diligence
Funkcjonalność Q&A w Virtual Data Room SECUDO daje możliwość prowadzenia profesjonalnej, bezpiecznej komunikacji i wymiany informacji w ramach projektu lub procesu due diligence. Ma liczne zalety w porównaniu z pocztą elektroniczną czy komunikatorami internetowymi, takie jak bezpieczeństwo, poufność, pełna kontrola oraz monitoring procesu Q&A w ramach VDR.
Wielu doradców zwraca uwagę na fakt, że bardzo często Q&A jest prowadzony poza Virtual Data Room (np. w korespondencji mailowej lub w postaci plików Excel), co w sposób istotny może naruszyć bezpieczeństwo i poufność procesu oraz właściwe zarządzanie projektem.
Do głównych zalet Q&A w VDR SECUDO należą:
Bezproblemowa komunikacja i interakcja między użytkownikami w projekcie. Wiadomości Q&A pojawiają się w ramach projektu w czasie rzeczywistym. Wszyscy zaangażowani otrzymują natychmiastowe powiadomienia o nowych informacjach. Dzięki temu zespoły są zawsze w kontakcie i odpowiadają na czas.
Transparentność i kompletność danych transakcyjnych. Omawianie kwestii związanych z dokumentami w ramach Q&A zapewnia, że całość analizy danych jest prowadzona w jednym miejscu. Inne narzędzia komunikacji mogą z sprawić, że korespondencja będzie chaotyczna i niekompletna. I odwrotnie, VDR oferuje nie tylko uporządkowane pliki, ale również wszystkie dyskusje na ich temat. To znaczy, że za pomocą jednego kliknięcia użytkownik może przejrzeć wszystkie posty dotyczące konkretnego dokumentu lub zagadnienia.
Większa koncentracja na potencjalnych nabywcach. Kupujący zainteresowani transakcją biorą aktywny udział w dyskusjach próbując uzyskać informacje o organizacji. Śledząc ich wysoką aktywność na platformie, administratorzy VDR wiedzą, z kim budować komunikację w celu dalszej współpracy.
Możliwość zarządzania Q&A we wszystkich aspektach. Jak wiemy, wszystkie działania w VDR podlegają prekonfigurowanym ustawieniom dotyczących użytkownika, grup do których należy oraz uprawnień do dokumentów. To samo dotyczy Q&A. Administratorzy decydują, kto ma dostęp do Q&A oraz określają o jakich dokumentach użytkownicy mogą dyskutować, jakie pytania zadawać i kto ma do tego uprawnienia. Dodatkowo w VDR SECUDO jest dostępna rola Moderatora, który w Q&A może zarządzać całą dyskusją Q&A w ramach poszczególnych grup i wątków.
Odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Poczta elektroniczna i inne zewnętrzne narzędzia komunikacji stwarzają dodatkowe zagrożenia dla użytkowników oraz całego projektu w zakresie bezpieczeństwa oraz poufności przekazywanych danych i dokumentów. Dlatego najlepszym wyborem jest komunikacja w ramach Q&A, który jest odpowiednio zabezpieczony i podlega stałej kontroli dostawcy VDR.
Możliwości Q&A w Virtual Data Room SECUDO
Q&A w Virtual Data Room SECUDO to zaawansowana funkcjonalność dostępna dla wszystkich projektów. Q&A obejmuje między innymi:
możliwość tworzenia grup Q&A, które się nie widzą (np. poszczególni kupujący) i prowadzą niezależne dyskusje w ramach danego projektu VDR;
możliwość ograniczania ilości pytań w poszczególnych projektach, dyscyplinująca proces sprzedaży oraz znacząco ułatwiająca pracę doradców sprzedającego;
możliwość wyboru odbiorcy pytania oraz osób powiązanych (do wiadomości);
możliwość wyboru tematu/tytułu zagadnienia, którego ma dotyczyć pytanie
możliwość nadania priorytetu pytania;
możliwość definicji i wyboru kategorii pytania (np. finansowe / prawne / środowiskowe);
możliwość załączenia pliku z VDR oraz dodatkowego pliku zewnętrznego, którego dotyczy pytanie lub odpowiedź w ramach Q&A;
możliwość zaawansowanego wyszukiwania w ramach Q&A;
możliwość wygenerowania raportu Q&A według zadanych parametrów (np. dat, grup, kategorii, użytkowników);
możliwość archiwizacji Q&A podczas trwania i na koniec projektu w VDR.
Dlaczego Q&A w ramach Virtual Data Room jest tak istotnym elementem projektu lub procesu transakcyjnego?
Komunikacja prowadzona w famach funkcjonalności Q&A w ramach Virtual Data Room na szereg istotnych przewag nad komunikacją zewnętrzną. Zostały one opisane w punktach powyżej. Ma to szczególne znaczenie w przypadku sporów dotyczących danej transakcji, badania due diligence czy wyceny. Sprzedający oraz jego doradcy mają w takich sytuacjach możliwość odtworzenia historii korespondencji i jej zawartości na wypadek ewentualnych sporów sądowych i potencjalnych roszczeń.
O nas
DealDone jest wyspecjalizowaną firmą, oferującą wysokiej jakości produkty z dziedziny bezpieczeństwa informacji i danych. Oferujemy usługi digitalizacji oraz oprogramowanie w zakresie nowoczesnych technologii obiegu informacji poufnych, informacji niejawnych, danych wrażliwych oraz digitalizacji, zabezpieczania, szyfrowania i udostępnienia danych i dokumentów wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
Od ponad 10 lat DealDone specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań związanych z digitalizacją, archiwizacją i udostępnieniem dokumentów w formie Document Management System (DMS) lub Virtual Data Room (VDR). Firma samodzielnie opracowała i wprowadziła do sprzedaży system VDR SECUDO. SECUDO to platforma bezpiecznej digitalizacji, archiwizacji, wymiany i przetwarzania dokumentów i danych firmowych oferowana w chmurze, w modelu Software-as-a-service, dla klientów biznesowych.